कुछ समय पहले, एक Google इंजीनियर ने ईमेल बॉक्स में संदेशों की तलाश में बहुत अधिक समय बिताने की शिकायत करने वाले उपयोगकर्ता से मदद मांगने के बाद एक नई ईमेल परियोजना पर स्वतंत्र रूप से काम करने का फैसला किया। 1 अप्रैल 2004 को, लगभग संयोग से और एक स्वायत्त पहल के लिए धन्यवाद, ठीक 10 साल पहले, जीमेल का जन्म हुआ था, जो आज दुनिया में सबसे ज्यादा इस्तेमाल की जाने वाली ऑनलाइन ई-मेल सेवा है। हालांकि जीमेल के जन्म को 15 साल बीत चुके हैं और ईमेल के जन्म के बाद से कई और लोग हैं, लेकिन कई लोग ऐसे हैं जो गलत तरीके से ईमेल और जीमेल का इस्तेमाल करते रहते हैं ।
यहां 10 प्रकार की त्रुटियां हैं जो हम सभी ने की हैं, लेकिन जो, इसके बजाय, किसी भी मामले में, अधिकतम से कम से कम किया जाना चाहिए।
1) कई ड्राफ्ट बनाएं
जब आप जीमेल में राइट बटन दबाते हैं, तो संदेश रचना विंडो खुल जाती है।
यदि आप कुछ लिखते हैं और फिर आप उस संदेश को ड्राफ्ट में सहेजने के लिए बंद करें बटन दबाएं।
इसका उपयोग कुछ प्रकार के नोटपैड के लिए किया जा सकता है जिसमें टू-डू सूचियों को सहेजना है, लेकिन अधिक संभावना है कि यह कबाड़ से भरा होगा और आंशिक संदेश कभी नहीं भेजा जाएगा।
हर कोई जो Gmail का उपयोग करता है, उसे ड्राफ्ट में हटाने के लिए सैकड़ों खाली और बेकार संदेश मिलेंगे।
2) बिना किसी अपठित संदेशों के साथ अपने इनबॉक्स को साफ रखने के लिए संदेशों को हटाएं
एक बार, जब ईमेल उपलब्ध स्थान के साथ सीमित थे, तो उन संदेशों को हटाने के लिए समझ में आया जिनकी अब आवश्यकता नहीं थी। आज, हालांकि, चूंकि सभी जगह है और चूंकि सभी प्रकार के संदेश हर दिन आते हैं, इसलिए उन्हें हटाना सुविधाजनक नहीं है, बल्कि उन्हें फिल्टर का उपयोग करके फ़ोल्डर्स या लेबल में व्यवस्थित करना है। आप ईमेल को फ़िल्टर कर सकते हैं ताकि वे मुख्य अनुभाग में दिखाई न दें या आप संदेशों को इनबॉक्स से निकालने के लिए संग्रह कर सकते हैं, हालांकि उन्हें हटाए बिना।
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3) सब कुछ 'पढ़ा' के रूप में चिह्नित करें
पिछले बिंदु के रूप में, जीमेल में ऑर्डर करने के लिए पढ़ने के लिए सब कुछ चिह्नित करना सुविधाजनक नहीं है, आप उन्हें बिना पढ़े छोड़ सकते हैं, लेकिन उन्हें विभिन्न फ़ोल्डरों में व्यवस्थित कर सकते हैं।
गलती संदेशों को पढ़ने के रूप में चिह्नित करने की है, यह सोचकर कि हम बाद में उनके पास लौट आएंगे। यह भी ध्यान रखें कि केवल संदेश जो इनबॉक्स में प्राप्त होते हैं, उन्हें अधिसूचना कार्यक्रमों और मोबाइल एप्लिकेशन द्वारा अपठित के रूप में गिना जाता है, बाकी को नजरअंदाज कर दिया जाता है।
लेकिन वह पूरी तरह से भूल चुकी है।
4) बहुत सारे अपठित ईमेल होने से
पिछले बिंदु से, मुख्य मेलबॉक्स में एक त्रुटिहीन अपठित संदेश है।
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5) फाइलें या नोट रखने के लिए खुद को ईमेल भेजें ।
अतीत में मैंने स्वयं संदेशों को भेजकर जीमेल का उपयोग दस्तावेजों, फाइलों या संलग्नक को संग्रहीत करने के लिए एक स्थान के रूप में किया है।
जीमेल मुफ्त में फ़ाइलों के लिए एक विशाल जीबी स्थान प्रदान करने वाली पहली ईमेल सेवा थी, इसलिए इस सभी स्थान का लाभ उठाना सामान्य था (हम 10 साल पहले की बात करते हैं) जैसे कि यह एक क्लाउड ड्राइव था।
हाल के वर्षों में, सच्चे क्लाउड सेवाओं पर जोर देने के साथ काम करने के इस तरीके से बचना चाहिए।
बेहतर होगा कि ओननोट या एवरनोट या ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव और ऑनड्राइव जैसी ऐप बड़ी फ़ाइलों के लिए हों।
पोंन आपको अपने आप को दस्तावेजों, लिंक और अटैचमेंट के ईमेल भेजने होंगे, जिन्हें आप बचाना चाहते हैं। फिर भी कभी-कभी यह केवल ईमेल भेजने से आसान लगता है, क्योंकि तब यह आपके इनबॉक्स में हमेशा के लिए होगा।
6) लेबल और फ़ोल्डर्स के साथ अतिरंजना
जीमेल नेस्टेड लेबल्स को सपोर्ट करता है। लेबल बनाना ईमेल भेजने के समान या समान प्रेषकों के लिए उपयोगी है। महत्वपूर्ण बात यह है कि वे बहुत अधिक नहीं हैं और वे सभी सूची में दाईं ओर स्क्रॉल किए बिना दिखाई देते हैं अन्यथा हम कई श्रेणियों और प्राप्त कई संदेशों के बारे में भूल सकते हैं।
7) सभी को उत्तर और उत्तर के बीच एक गलती करें
कभी-कभी आपने एक समूह संदेश में " उत्तर " बटन दबाकर एक विचार साझा किया जो केवल उस व्यक्ति को प्राप्त होगा जिसने अंतिम उत्तर भेजा था। जब आप वास्तव में निजी उत्तर लिखना चाहते थे, तब आप सभी को उत्तर दें ।
इस प्रकार की त्रुटियों से बचने के लिए जीमेल में दो बहुत ही महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण कार्य हैं:
- एक गलत ईमेल के रद्द समारोह का उपयोग करें
- जल्दी से संपर्कों के एक समूह को ईमेल भेजने के लिए उत्तर बटन पर डिफ़ॉल्ट व्यवहार के रूप में सभी को उत्तर दें
8) विषय को बदले बिना ईमेल का जवाब दें
ईमेल चर्चाएं अक्सर विषय से हटकर होती हैं।
यदि ये महत्वपूर्ण ईमेल हैं, तो ईमेल का जवाब देते समय, जांचें कि क्या विषय को बदलना उचित है और पुराने को पहले ईमेल से न रखें।
9) यह सोचने के लिए कि Gmail का उपयोग ऑफ़लाइन नहीं किया जा सकता है
यद्यपि अधिक सीमित कार्यों के साथ, आप एक ऑफ़लाइन प्रोग्राम के रूप में जीमेल खोल सकते हैं जब आपके पास कोई इंटरनेट कनेक्शन नहीं है।
10) उन्नत खोज ऑपरेटरों का उपयोग न करें
जीमेल का लक्ष्य, अपनी स्थापना के बाद से, एक ईमेल सेवा प्रदान करना था जो खोज करना आसान था।
इस कारण से, जीमेल में खोज किसी भी अन्य समान सेवा की तुलना में बहुत शक्तिशाली है, केवल यह कि आपको इसका उपयोग करने के लिए ऑपरेटरों और आदेशों को जानना होगा।
एक अन्य लेख जीमेल में सबसे उपयोगी उन्नत खोज ऑपरेटरों की व्याख्या करता है।
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