एक्सेल प्रत्येक कार्यालय के लिए एक अनिवार्य कार्य उपकरण है क्योंकि यह किसी भी प्रकार के डेटा को संसाधित कर सकता है और इसे समग्र रूप में प्रस्तुत कर सकता है ताकि इसे बिना किसी कठिनाई के अध्ययन किया जा सके। जिन लोगों ने एक्सेल का उपयोग किया है और कार्यक्रम को जानते हैं, वे पहले से ही जानते हैं कि डेटा प्रबंधन के लिए कई सूत्रों और शॉर्टकटों को टालना इतना आसान नहीं है और यह गलतियाँ करना बहुत आसान है।
इस लेख में हम 7 काफी सरल एक्सेल ट्रिक्स देखते हैं, जिनका उपयोग इस कार्यक्रम के साथ काम करने वालों के लिए किया जा सकता है, जो समय बचाने के लिए, ऑफिस मैनेजर या किसी को भी डेटा प्रेजेंटेशन में ग्राफ़ और कैलकुलेशन के साथ प्रभावित कर सकते हैं, जो उन लोगों को लग सकता है, जो देखो, एक असली विशेषज्ञ की तरह, बहुत विस्तृत।
ट्रिक की यह श्रृंखला MicrosoftTraining.net वेबसाइट से आई है जो उन्हें एक इन्फोग्राफिक के रूप में प्रकाशित करती है।
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1) कोशिकाओं का स्वत: भरना
उदाहरण के लिए, यदि आपको दोहराए जाने वाले डेटा को लिखने की आवश्यकता है, तो आप सेल की सामग्री को स्वचालित रूप से पूरा करने के लिए Excel 2013 और बाद के संस्करणों में पूर्वावलोकन कमांड का उपयोग कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास name.surname से बना ईमेल पतों का एक कॉलम है, तो आप एक नया नाम कॉलम बना सकते हैं, पहले एक को लिख सकते हैं और फिर अन्य सभी कक्षों में भरने के लिए पूर्वावलोकन टिप्स फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, बस शॉर्टकट CTRL-E दबाएं।
2) पिवट टेबल
सबसे महत्वपूर्ण और सबसे शक्तिशाली एक्सेल टूल में से एक पिवट टेबल है, जो आसानी से किसी भी सूत्र को लिखे बिना बड़ी मात्रा में डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत कर सकता है।
इसका उपयोग करने के लिए, बस सम्मिलित मेनू पर जाएं, पिवट तालिका डालें और डेटा का विश्लेषण करें।
कार्यालय की वेबसाइट पर आपको पिवट टेबल के लिए पूरा गाइड मिलेगा।
यह निश्चित रूप से स्प्रेडशीट और एक्सेल में अच्छा पाने के लिए उन आवश्यक कदमों में से एक है।
3) उद्देश्य अनुसंधान
यदि आप पहले से ही जानते हैं कि गणना का परिणाम क्या है और इसे प्राप्त करने के लिए आपको डेटा उत्पन्न करने की आवश्यकता है, तो आपको एक्सेल 2013 और 2015 के लक्ष्य खोज फ़ंक्शन का उपयोग करना होगा।
उपकरण डेटा -> डेटा उपकरण (एक्सेल 2013) या पूर्वानुमान (एक्सेल 2016)> सिमुलेशन विश्लेषण > लक्ष्य खोज में पाया जाता है ।
सेल बॉक्स में, निर्धारित किए जाने वाले सूत्र के साथ सेल का चयन करें, मान बॉक्स में प्राप्त किए जाने वाले परिणाम को लिखें, सेल बॉक्स को बदलने के लिए सेल नंबर लिखें जो अलग-अलग होना चाहिए।
इस चाल का उपयोग करने का एक उदाहरण कार्यालय गाइड पर है।
4) सशर्त स्वरूपण
यदि आप बॉस या किसी अन्य व्यक्ति के साथ एक तालिका की जांच कर रहे हैं, तो परिणाम या महत्वपूर्ण मूल्यों को एक अलग रंग में उजागर करना सुविधाजनक है।
फिर कोशिकाओं की एक श्रृंखला का चयन करें और प्रदान किए गए ग्राफिक विकल्पों में से एक का चयन करके होम मेनू से सशर्त स्वरूपण चुनें।
फिर आप एक्सेल को 10 से अधिक या 100 से कम या जो भी आप चाहते हैं, मूल्यों को उजागर करने के लिए कह सकते हैं।
इस उपकरण के लिए भी, आप इसका उपयोग करने के तरीके को समझने के लिए कार्यालय मार्गदर्शिका का उदाहरण पढ़ सकते हैं।
5) सूचकांक और तुलना
एक अन्य लेख में, मैंने डेटा को फ़िल्टर करने और ग्राफ़ को देखने के लिए सबसे उपयोगी एक्सेल फ़ंक्शन के बीच वर्णन किया था, Search.vert फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें जो आपको केवल तालिका के पहले कॉलम में डेटा की खोज करने की अनुमति देता है।
यदि, दूसरी ओर, आप पूरी तालिका पर डेटा फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो आपको INDEX और COMPARE फ़ार्मुलों का उपयोग करना होगा जो आपको उस पंक्ति और स्तंभ को खोजने की अनुमति देता है जहाँ एक निश्चित मान पाया जाता है।
उपयोग का एक उदाहरण अभी भी कार्यालय गाइड में है।
6) कैस्केड चार्ट
इस प्रकार का चार्ट सांख्यिकीय और वित्तीय डेटा दिखाने के लिए सबसे अधिक उपयोग किया जाता है।
जलप्रपात चार्ट केवल एक्सेल 2016 में पूर्वनिर्धारित है, जहां इसे सीधे सम्मिलित मेनू से चुना जा सकता है।
Terzaghi वेबसाइट पर आप Excel 2013 के लिए एक झरने के चार्ट की एक उदाहरण फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं।
7) पूर्वानुमान
पूर्वानुमान उपकरण आपको पिछले डेटा से भविष्य के डेटा उत्पन्न करने की अनुमति देता है।
तब मार्जिन और सीज़न की गणना की जा सकती है।
एक्सेल 2016 (गाइड देखें) में पूर्वानुमान फ़ंक्शन डेटा मेनू में है और स्वचालित है।
Excel 2013 में इसके बजाय आपको FORECAST सूत्र का उपयोग करना होगा और यह काफी श्रमसाध्य है।
मैं उनके निर्माण के लिए आधिकारिक कार्यालय गाइड का उल्लेख करता हूं।
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