एक ईमेल बॉक्स को क्रमबद्ध तरीके से प्रबंधित करने का अर्थ है दो बुनियादी बातें: समाशोधन और हमेशा अपठित संदेशों के अनुभाग को खाली रखना और फ़िल्टर और लेबल के माध्यम से इनबॉक्स को व्यवस्थित करना। मेल को व्यवस्थित करने के लिए हमने पहले से ही कई गाइडों को देखा है, जिसमें जीमेल में फिल्टर और उपनाम के साथ इनबॉक्स ऑर्डर करने के लिए, हम यहां इनबॉक्स को जल्दी से रीसेट करने का सबसे अच्छा तरीका देखते हैं, जरूरी नहीं कि हर संदेश को पढ़ें जीमेल में और बिना कुछ डिलीट किए।
जीमेल के साथ आने वाले मेल को हमेशा शून्य रखने के लिए ट्रिक (लेकिन अन्य मेलबॉक्सेज़ पर भी लागू होता है) रहस्यमय और कम उपयोग किए जाने वाले फ़ंक्शन का उपयोग करना है जो मेल को "आर्काइव" करता है, अर्थात इसे छिपाए रखना, हालांकि इसे हटाए बिना और इसे रखना। अपठित संदेश पर प्रकाश डाला गया।
जब आप चयनित ईमेल संदेशों पर आर्काइव बटन का उपयोग करते हैं, तो उन्हें इनबॉक्स से हटा दिया जाता है ।
हालाँकि, संग्रहीत संदेश जीमेल से नहीं हटाए गए हैं, लेकिन केवल प्राप्त संदेशों के फ़ोल्डर से।
किसी संदेश की सूचना गायब हो जाती है भले ही वह ईमेल पढ़ा नहीं गया हो।
किसी भी ईमेल प्रबंधन कार्यक्रम या एप्लिकेशन में, जैसे कि जीमेल, ईमेल मुख्य रूप से 5 खंडों में विभाजित हैं:
- इनबॉक्स में प्राप्त सभी ईमेल शामिल होने चाहिए जो महत्वपूर्ण और दिलचस्प हैं।
- मेल भेजा, दूसरों को भेजे गए ईमेल के साथ।
स्पैम, स्वचालित रूप से अवांछित माने जाने वाले ईमेल के साथ।
- कचरा, हटाए गए ईमेल
- संग्रहीत, इनबॉक्स से हटाए गए सभी संदेश, लेकिन हटाए नहीं गए।
ई- मेल संदेश जिन्हें तुरंत पढ़ने या खोलने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन जो अभी भी बेहतर हैं और हटाए नहीं गए हैं, इसलिए उन्हें आर्काइव में ले जाना चाहिए।
संग्रहीत और ट्रैश किए गए ईमेल के बीच अंतर बहुत महत्वपूर्ण हैं:
संग्रहीत ईमेल समय की एक निश्चित अवधि के बाद स्वचालित रूप से हटाए नहीं जाते हैं, जैसा कि कूड़ेदान में ले जाने वालों के साथ होता है, लेकिन जीमेल में तब तक रहेगा जब तक कि वे मैन्युअल रूप से हटा नहीं दिए जाते।
जीमेल सर्च इंजन के माध्यम से की गई जेनेरिक खोजों में संग्रहीत संदेश भी शामिल हैं, जो स्पैम या हटाए गए ईमेल के मामले में नहीं है।
जीमेल के स्टोरेज स्पेस की सीमा के भीतर संग्रहीत ईमेल की गिनती होती है, जबकि, इसके विपरीत, हटाए गए ईमेल की गिनती नहीं होती है।
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, संग्रहीत ईमेल स्वचालित रूप से पढ़ने के रूप में चिह्नित नहीं होते हैं और वास्तव में, यदि आप किसी ईमेल को बिना खोले या पढ़े बिना संग्रहित करते हैं, तो उसे अपठित के रूप में हाइलाइट किया जाता है, भले ही वह मेल पढ़ने के लिए की गई गणना में शामिल न हो।
जीमेल में संग्रहीत संदेश "> सभी संदेश " समाप्त हो जाते हैं, सभी ईमेल इनबॉक्स और उन सभी को एक साथ आर्काइव में प्रदर्शित करने के लिए।
यदि आप Microsoft आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो इसके बजाय केवल उन लोगों को ब्राउज़ करने के लिए एक आर्काइव टैब है।
एक लेबल के साथ संग्रहीत ईमेल तब विभिन्न फ़ोल्डरों में एक लेबल के साथ दिखाई देंगे, जो दोनों जीमेल स्वचालित रूप से बनाते हैं और वैयक्तिकृत करते हैं।
अब जब हम जानते हैं कि संदेशों को संग्रह करने के लिए फ़ंक्शन का उपयोग कैसे किया जाए, तो देखते हैं कि इनबॉक्स में अपठित संदेशों की संख्या को रीसेट करने के लिए इसका उपयोग कैसे करें।
सबसे पहले, सभी अपठित संदेशों को संग्रहित करने के लिए, पुराने वाले सहित, एक बार में, उन्हें हटाए बिना, आप एक फ़िल्टर बना सकते हैं।
फिर जीमेल खोज बॉक्स पर स्थित डाउन एरो दबाएं, खोज के बगल में स्थित बटन दबाएं और "अपठित संदेश" डालें।
सबसे नीचे, इस खोज के साथ बनाएं फ़िल्टर लिंक को दबाएं, कार्रवाई की पुष्टि करें, फिर, फ़िल्टर विंडो में, केवल "इग्नोर इनबॉक्स (आर्काइव)" बॉक्स का चयन करें।
Create Filter पर क्लिक करने से पहले, " फ़िल्टर को पिछली बातचीत पर भी लागू करें " विकल्प चुनें।
इसलिए सभी अपठित संदेशों को संग्रहीत किया जाएगा और पढ़ने के लिए ईमेल दिखाने वाली संख्या को रीसेट किया जाएगा।
समाप्त करने के लिए, शीर्ष दाईं ओर स्थित गियर बटन दबाकर जीमेल सेटिंग्स खोलें, फिल्टर सेक्शन पर जाएं और नए बनाए गए फ़िल्टर को हटा दें (अगले आने वाले संदेशों को स्वचालित रूप से संग्रहीत होने से रोकने के लिए)।
ईमेल संदेश फ़िल्टर बनाने से यह सुनिश्चित करना संभव है कि अच्छी तरह से परिभाषित पते के ईमेल स्वचालित रूप से संग्रहीत किए जाते हैं, उन्हें बिना पढ़े भी छोड़ दें।
आप एक निश्चित तिथि से पहले प्राप्त किए गए सभी संदेशों को, पढ़े और पढ़े दोनों को भी संग्रहीत कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, पहले इनबॉक्स खोजें: 2016/12/31 (इस उदाहरण में मैं 31 दिसंबर, 2016 से पहले प्राप्त सभी संदेशों को संग्रहीत करना चाहता हूं), फिर इस खोज के लिए क्रिएट फिल्टर पर प्रेस करें और इनबॉक्स को अनदेखा करें कार्रवाई को चुनें ), सभी वार्तालापों के लिए फ़िल्टर लागू करने के विकल्प के साथ।
भविष्य में, जब भी आपको एक संदेश प्राप्त होता है, जिसे आपको पढ़ने की आवश्यकता नहीं है (जैसे कि फेसबुक, अमेज़ॅन या अन्य ऐप से अधिसूचना), तो इसे हटाए बिना, आप इसे सीधे दर्ज कर सकते हैं।
जीमेल में एक ईमेल को संग्रह करने के लिए, इसे सूची से चुनें और फिर इनबॉक्स से गायब करने के लिए शीर्ष पर मौजूद आर्काइव बटन को दबाएं।
ईमेल को चुनकर और कीबोर्ड पर E कुंजी दबाकर पीसी पर संदेशों को संग्रहित करने की क्रिया को तेज किया जा सकता है।
एंड्रॉइड के लिए जीमेल में आप मेनू> सेटिंग्स> सामान्य सेटिंग्स> जीमेल डिफ़ॉल्ट एक्शन में जा सकते हैं और फ़ाइल (डिलीट के बजाय) चुन सकते हैं।
इस तरह, इसे हटाए बिना इसे संग्रहीत करने के लिए बस बाएं या दाएं संदेश को स्वाइप करें।
IPhone और iPad के लिए Gmail पर भी आप इनबॉक्स संदेशों का चयन करने के बाद आर्काइव बटन का उपयोग कर सकते हैं।
यदि आपने गलती से किसी संदेश को संग्रहीत किया है, तो आप इसे आसानी से अपने इनबॉक्स में वापस कर सकते हैं, इसे ऑल मैसेज सूची से खोज कर, इसका चयन करके और फिर इसे इनबॉक्स में ले जाने के लिए कुंजी का उपयोग कर सकते हैं।
