जब हम कार्यालय सुइट के साथ दस्तावेज़ बनाते हैं, तो सबसे अधिक बार होने वाले भयानक क्षेत्रों में से एक को अचानक फिर से शुरू करने के साथ अचानक पावर ब्लैकआउट या विंडोज त्रुटि के कारण उस क्षण तक किए गए सभी कार्यों का नुकसान होता है। ये परिदृश्य कम और कम लगातार होते हैं, लेकिन हम प्रोग्रामिंग वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट द्वारा किए गए कार्य को स्वचालित रूप से दस्तावेज़ को सहेजने के लिए सुरक्षित कर सकते हैं, जबकि हम अभी भी इसे बना रहे हैं: इस तरह से अभिनय करके, सबसे खराब स्थिति में, हम समस्या से पहले केवल कुछ क्षण खो देंगे या अंधकार। इस मार्गदर्शिका में हम आपको दिखाएंगे कि वर्ड, एक्सेल और पॉवरपॉइंट पर स्वचालित फ़ाइल सेविंग को कैसे सक्रिय किया जाए, ताकि कार्यालय या घर में किए जाने वाले कार्य को हमेशा सुरक्षित रखा जा सके; यदि यह पर्याप्त नहीं है (हम फ़ाइल भ्रष्टाचार के खतरे में हैं), तो हम आपको यह भी दिखाएंगे कि फ़ाइल इतिहास का उपयोग कैसे करें फ़ाइल के पुराने संशोधन को पुनर्स्थापित करने में सक्षम होने के लिए, इसलिए आप हमेशा एक अच्छे बिंदु पर शुरू कर सकते हैं और फिर से शुरू करने से बच सकते हैं।
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1) ऑफिस 365 में स्वचालित बचत
यदि हमारे पास Office 365 की सदस्यता प्रति है, तो फ़ाइल को OneDrive, OneDrive for Business या SharePoint Online (कंपनियों के लिए) में सीधे अपलोड करके स्वचालित रूप से बचत उपलब्ध है: इस तरह से उपयोग किए जाने वाले विभिन्न कार्यालय कार्यक्रम, आपके द्वारा किए गए प्रत्येक परिवर्तन को सिंक्रनाइज़ कर देंगे। फ़ाइलें (कुछ सेकंड के अंतराल में), इसलिए आपको समस्याओं के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। सबसे पहले, हम अपने पीसी पर विंडोज 10 के साथ वनड्राइव क्लाइंट को सक्षम करते हैं, निचले दाएं कोने में इसके आइकन की तलाश में या स्टार्ट मेनू में वनड्राइव आइटम की तलाश करते हैं।
यदि हमारे पास विंडोज के पिछले संस्करण हैं या मैक का उपयोग करते हैं, तो हम वनड्राइव डाउनलोड करते हैं।
एक बार सिंक्रनाइज़ किए गए OneDrive फ़ोल्डर सक्षम हो जाने के बाद, उपयोग किए जाने वाले Office प्रोग्राम पर जाएं, दस्तावेज़ लिखना शुरू करें ( नया ) फिर फ़ाइल पर क्लिक करें -> शीर्ष पर सहेजें और पथ के रूप में OneDrive -> व्यक्तिगत फ़ोल्डर चुनें। फ़ाइल को तुरंत क्लाउड पर सहेजा जाएगा और विंडो के ऊपरी भाग में, हम ऑटो सेव बटन को देखेंगे।
एक अन्य लेख में Onedrive में फ़ोल्डर्स को सिंक्रनाइज़ करने के लिए गाइड।
बटन सक्रिय होने के साथ, हमें अब समय अंतराल पर बचत करने की चिंता नहीं करनी होगी, क्योंकि सब कुछ क्लाउड के साथ सिंक्रनाइज़ किया गया है (जाहिर है कि इंटरनेट कनेक्शन होना चाहिए)। यदि हम फ़ाइल के पुराने संस्करण को पुनर्स्थापित करना चाहते हैं, तो बस ऊपर दाईं ओर OneDrive में सहेजे गए बटन पर क्लिक करें और अन्य संस्करणों को देखें मेनू का उपयोग करें।
इस तरह हम पीसी के साथ समस्याओं के मामले में भी आवश्यक होने पर स्वचालित रूप से सहेज सकते हैं और पुनर्स्थापित कर सकते हैं (हम हमेशा अपने कार्यालय 365 खाते के साथ कॉन्फ़िगर किए गए किसी अन्य पीसी पर काम जारी रख सकते हैं)।
यदि हमारे पास अभी तक Office 365 नहीं है, तो हम यहाँ से सेवा सदस्यता के लिए साइन अप कर सकते हैं -> Office 365 खरीदें।
मूल पैकेज के लिए 1 महीने का परीक्षण भी उपलब्ध है, ताकि आप ऑफ़लाइन उत्पादन के लिए पूरे सूट को खरीदने के बजाय कार्यालय सदस्यता होने के सभी लाभों का मूल्यांकन कर सकें।
2) कार्यालय के ऑफ़लाइन संस्करणों पर स्वचालित बचत
यदि हमारे पास Office 365 नहीं है, लेकिन एक नि: शुल्क बिक्री संस्करण (अनिश्चित वैधता के क्लासिक लाइसेंस के साथ) क्लाउड पर स्वचालित बचत उपलब्ध नहीं है, लेकिन हम हमेशा ऑफ़लाइन फ़ाइलों के लिए स्वचालित बचत को अपना सकते हैं।
इस स्थिति में, हम Office के भीतर एकीकृत संशोधन प्रणाली का उपयोग करेंगे, ताकि हम उन परिवर्तनों को सहेज सकें जिन्हें हम छोटे अंतरालों में मैन्युअल रूप से सहेजते नहीं हैं (हम आपको याद दिलाते हैं कि कीबोर्ड पर CTRL + B दबाएं, तुरंत की गई प्रगति को बचाने के लिए)।
कार्यालय के खुदरा संस्करणों पर स्वचालित बचत को सक्षम करने के लिए, हम कार्यालय कार्यक्रमों के साथ कोई भी दस्तावेज खोलते हैं, शीर्ष पर फ़ाइल पर क्लिक करें और विकल्प पर जाएं - "पथ सहेजें" ।
इस विंडो से हम यह सुनिश्चित करते हैं कि सबसे हाल की कार्यालय फ़ाइलों का विस्तार इंगित किया गया है (उदाहरण के लिए docx, xlsx आदि), हम चेक मार्क को आइटम के नीचे रखते हैं सेव करें-सेव जानकारी हर, हम 1 मिनट का अंतराल सेट करते हैं (न्यूनतम जिसे हम सेट कर सकते हैं) और हम आइटम को सक्षम भी करते हैं यदि बचत के बिना बंद हो जाता है तो नवीनतम संस्करण को स्वचालित रूप से बहाल रखें ।
ऑटोसैव जानकारी को ऑटोसैव फ़ाइल पथ फ़ील्ड में इंगित पथ में सहेजा जाएगा, जो किसी भी क्लाउड का एक फ़ोल्डर भी हो सकता है (यदि हमारे पास OneDrive या Google ड्राइव सिंक्रनाइज़ है, तो हम वहां परिवर्तनों को इंगित कर सकते हैं और इस प्रकार एक निरंतर बैकअप है)।
एक ब्लैकआउट या एक सिस्टम त्रुटि के बाद फ़ाइलों को पुनर्स्थापित करने के लिए, बस फिर से कार्यालय खोलें और फ़ाइल पुनर्प्राप्ति टूल का उपयोग करें, जो हम पहले कॉन्फ़िगर किए गए बैकअप से आकर्षित करेंगे। दुर्भाग्य से, यह प्रणाली केवल हर मिनट में किए गए परिवर्तनों को बचाती है: यदि हम लिखित रूप में बहुत तेज हैं, तो एक लापता मिनट वसूली के समय बहुत सारे दस्तावेज़ उड़ा सकता है।
3) विंडोज फाइल हिस्ट्री का उपयोग कैसे करें
यदि हम एक अतिरिक्त बैकअप प्रणाली चाहते हैं, ताकि हम त्रुटियों, अचानक रिबूट या मैलवेयर से क्षतिग्रस्त फ़ाइलों को भी पुनर्प्राप्त कर सकें, तो हम विंडोज 10 पर मौजूद फ़ाइल इतिहास नामक बचाव प्रणाली पर भरोसा कर सकते हैं (लेकिन ऑपरेटिंग सिस्टम के पिछले संस्करणों पर भी )।
विंडोज पर फ़ाइल इतिहास को सक्रिय करने के लिए, बाईं ओर नीचे मेनू खोलें, बैकअप सेटिंग्स खोजें और शीर्ष पर दिखाई देने वाली पहली आइटम खोलें; नए मेनू से हमने ऐड ड्राइव पर क्लिक करके एक बैकअप ड्राइव (एक यूएसबी स्टिक, एक बाहरी हार्ड डिस्क या कोई नेटवर्क संसाधन) सेट किया है।
बैकअप पथ को जोड़ने के बाद, हम अधिक विकल्प पर क्लिक करते हैं, बैक अप फ़ाइलों के मेनू में हर 10 मिनट का चयन करें और अंत में एक फ़ोल्डर बटन जोड़ें पर क्लिक करके बैकअप फ़ोल्डर (जहां हमने कार्यालय फ़ाइलों को सहेजा है) जोड़ें ।
सिस्टम स्वचालित रूप से हर 10 मिनट में बैकअप करेगा, इसलिए आपके पास हमेशा एक अलग डिस्क पर हमारे कार्यालय दस्तावेजों की एक प्रति होती है। बैकअप सिस्टम के बारे में अधिक जानने के लिए, हम आपको नीचे दिए गए गाइड को पढ़ने के लिए आमंत्रित करते हैं।
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