जो लोग एक ईमेल क्लाइंट के रूप में Microsoft आउटलुक का उपयोग करते हैं, वे मेल के प्रकार, प्रेषक या तिथि के अनुसार विभिन्न फ़ोल्डरों में ई-मेल संदेशों को व्यवस्थित कर सकते हैं। कई ईमेल प्राप्त करते समय उन्हें अलग-अलग फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है लेकिन यह भी उतना ही महत्वपूर्ण है कि यह वितरण स्वचालित है, इसलिए आपको हमेशा पता होता है कि किस श्रेणी में कुछ प्रकार के संदेश देखने हैं।
Google मेल, याहू मेल, हॉटमेल और अन्य जैसे वेब.मेल सेवाओं में, कुछ नियमों के अनुसार ईमेल के लिए स्वचालित फ़िल्टर बनाना संभव है।
Microsoft आउटलुक कार्यक्रम पर भी विशिष्ट फ़ोल्डरों में आने वाले मेल के संगठन को स्वचालित करने के लिए फ़िल्टर और नियम बनाना संभव है।
वर्णित प्रक्रिया आउटलुक में सभी प्रकार के ईमेल नियमों पर लागू होती है।
उदाहरण के लिए, यदि आप ईमेल के माध्यम से (दाईं ओर पंजीकरण फॉर्म से) नवजीब लेख प्राप्त करने के लिए न्यूज़लेटर की सदस्यता लेते हैं, तो आप चाहते हैं कि " pom-heyweb " से ईमेल एक विशिष्ट फ़ोल्डर में सूचीबद्ध किया जाए, जिसे शायद "कहा जाता है" कंप्यूटर समाचार "।
1) टूल टैब पर जाएं और नियम और चेतावनी विकल्प चुनें।
2) ईमेल नियम अनुभाग में, नया नियम बटन दबाएँ (या यदि आप किसी मौजूदा को संशोधित कर रहे हैं तो नियम बदलें )।
3) ऑर्गेनाइज सेक्शन के तहत, बेसिक आवश्यकता का चयन करें (इस मामले में, यह किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता से किसी फोल्डर में संदेश ले जा सकता है)।
4) खिड़की के निचले हिस्से में वाक्यांश के साथ " चरण 2 " नामक एक अनुभाग होता है ... जब संदेश भेजा जाता है तो नियम लागू करें ... आता है ।
इस वाक्य में, आपको नीले रंग में लिखे विभिन्न लिंक पर क्लिक करना होगा और अपनी आवश्यकताओं के अनुसार विकल्पों को बदलना होगा।
फिर " उपयोगकर्ता " पर क्लिक करें और फ़िल्टर के रूप में उपयोग किए जाने वाले ईमेल पते को इंगित करें (हमारे उदाहरण में, navigaweb.net का पता जिसके साथ लेख प्राप्त हुए हैं)।
सूची केवल पता पुस्तिका में जोड़े गए लोगों को दिखाती है, इसलिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपने इसे चुनने से पहले संपर्कों को ईमेल पता जोड़ा है।
फिर " चुने हुए फ़ोल्डर में संदेश को स्थानांतरित करें" पर क्लिक करें और उस फ़ोल्डर को चुनें जहां स्वचालित रूप से फ़िल्टर किए गए ईमेल को ढूंढना है।
इस मामले में आप चयन विंडो से एक नया फ़ोल्डर बना सकते हैं।
5) अगला क्लिक करें और अन्य मापदंडों को जोड़कर नियम को वैकल्पिक रूप से परिष्कृत करें।
उदाहरण के लिए, विषय में कुछ विशिष्ट शब्दों वाले केवल संदेश भी शामिल हैं।
6) अगला और नियम के किसी भी अपवाद को इंगित करें।
7) स्वचालित फ़िल्टर को एक नाम दें और समाप्त करें पर क्लिक करें ।
पहले, हालांकि, पहले से मौजूद संदेशों और सक्रिय नियम पर लागू विकल्प पर क्रॉस लगाना सुविधाजनक हो सकता है।
यह सुनिश्चित करता है कि नियम को पूरा करने वाले नए और पिछले संदेश संबंधित फ़ोल्डर में स्थानांतरित किए गए हैं ।
यदि आप इस प्रक्रिया को छोटा करना चाहते हैं, यदि आपको अधिक विस्तृत नियम की आवश्यकता नहीं है, तो आप इनबॉक्स से एक संदेश पर क्लिक करके और नियम बनाएँ का चयन करके, समान रूप से, तेज़ी से कर सकते हैं।
इससे परिस्थितियों का चयन करना आसान हो जाता है और एक फ़िल्टर को कॉन्फ़िगर करना होता है जो स्वचालित रूप से संदेशों को विशिष्ट Outlook फ़ोल्डर में ले जाता है।
