वर्ड के साथ काम करना और लिखना (या लिबर ऑफिस राइटर या गूगल डॉक्स जैसे समतुल्य कार्यक्रमों का मतलब है) टेक्स्ट फॉर्मेटिंग की सभी समस्याओं और कठिनाइयों से निपटना। कंप्यूटर पर एक दस्तावेज़ लिखना आसान है, लेकिन पाठ को प्रारूपित करना या इसे प्रस्तुत करने के तरीके को बदलना, पैराग्राफिंग, पेज ब्रेक, मार्जिन आदि यदि आप मूल बातें नहीं जानते हैं तो निराशा हो सकती है।
हर किसी को दस्तावेज़ के बीच में खाली पन्नों को देखने की समस्या होगी, अध्याय को विभाजित करने में सक्षम नहीं होने के कारण, यह देखने के लिए कि छपाई आपके द्वारा स्क्रीन पर देखी गई चीज़ों से अलग है।
आप Microsoft Word के साथ दस्तावेज़ों को प्रारूपित करने में बहुत सुधार कर सकते हैं और त्रुटियों को यथासंभव सीमित कर सकते हैं और पागल सीखने के बिना यह सीख सकते हैं कि Word में पाठ स्वरूपण कैसे काम करता है और इसे नियंत्रित करने के लिए कौन से उपकरण उपलब्ध हैं ।
इस आलेख में दिए गए निर्देश Word 2010 पर आधारित हैं, लेकिन पूर्व और बाद के Word संस्करणों दोनों के साथ काम करना चाहिए जब तक कि अन्यथा नोट न किया गया हो।
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1) Microsoft Word में स्वरूपण के तीन स्तर
Word में एक दस्तावेज़ को प्रारूपित करने की पहली चाल यह समझना है कि Word पाठ स्वरूपण की व्याख्या कैसे करता है।
मानव मन सोचता है कि एक दस्तावेज़ ऐसे शब्दों से बना है, जो वाक्य बनाते हैं, वाक्य जो अनुच्छेद बनाते हैं, पैराग्राफ जो पृष्ठ बनाते हैं, और इसी तरह।
हालाँकि, वर्ड के लिए, प्रत्येक दस्तावेज़ तीन बुनियादी स्तरों से बना होता है:
- अनुभाग : प्रत्येक शब्द दस्तावेज़ में एक या अधिक अनुभाग हैं।
- अनुच्छेद : प्रत्येक खंड में एक या अधिक अनुच्छेद होते हैं।
- वर्ण : प्रत्येक अनुच्छेद में एक या अधिक वर्ण होते हैं।
वर्ड एक संपूर्ण दस्तावेज़ या किसी दस्तावेज़ के विशिष्ट पृष्ठों पर प्रारूपण लागू करना संभव बनाता है, लेकिन वास्तव में हर नियम हमेशा इन तीन स्तरों में से एक पर लागू होता है और इसलिए पूरे दस्तावेज़ में नहीं होता है।
2) छिपे हुए पात्रों को देखें
Microsoft Word में पाठ को प्रारूपित करने और शैलियों के साथ काम करने का तरीका जानने के लिए, आपको हमेशा छिपे हुए पात्रों को दिखाई देना चाहिए, कम से कम जब तक आप इतने अच्छे न हो जाएं कि "उन्हें देखें" भले ही वे आंख से दिखाई न दें।
मुख्य टूलबार पर, गैर-मुद्रण योग्य और छिपे हुए पात्रों को देखने के लिए, प्रतीक के साथ बटन पर क्लिक करें, जो किसी दस्तावेज़ की संरचना के प्रतीक हैं।
शीट अब पक्षों पर डॉट्स के साथ smudged दिखाई देगी, और प्रत्येक बिंदु के अंत में the डॉट में समाप्त होगी।
वर्ड में, कीबोर्ड पर आपके द्वारा दबाया गया प्रत्येक बटन एक वर्ण होता है, लेकिन केवल अक्षर, संख्या और विराम चिह्न देखे जाते हैं।
शो हिडन कैरेक्टर विकल्प के साथ, एंटर, टैब और स्पेस बार को दबाने की कोशिश करें ताकि यह समझ सकें कि इन्हें भी वर्णों के रूप में समझा जाता है, प्रिंट करने योग्य नहीं।
पाठ में कॉपी और पेस्ट करते समय, इन वर्णों को भी कॉपी किया जाता है।
यह पाठ के चारों ओर उन सभी अजीब पात्रों को देखने के लिए थोड़ा बदसूरत हो सकता है, लेकिन आपको स्वरूपण की जांच करने के लिए इसकी आदत डालनी होगी।
It कुंजी को फिर से दबाने पर छिपे हुए पात्रों को निष्क्रिय करना हमेशा संभव होता है।
फ़ाइल -> विकल्प -> प्रदर्शन पर जाकर आप ठीक से देख सकते हैं कि कौन से वर्ण देखें और छिपाएँ।
केवल एक चीज जिसे आप नहीं देखते हैं, दस्तावेज़ में अनुभाग विराम हैं, केवल तभी दिखाई देते हैं जब आप ड्राफ्ट दृश्य पर स्विच करते हैं (मेनू दृश्य -> संरचना )।
3) वर्गों की जाँच करें
अनुभाग दस्तावेज़ के संपूर्ण प्रवाह को नियंत्रित करते हैं।
सभी Microsoft Word दस्तावेज़ एक ही खंड से शुरू होते हैं, जो निम्न परिवर्तन होने पर बदल जाते हैं:
- एक मैनुअल सेक्शन ब्रेक डाला गया है।
आप अनुभाग विराम (Word मेनू लेआउट पर -> ब्रेक ) लगाकर मैन्युअल रूप से एक नया खंड बना सकते हैं
दो प्रकार के खंड विराम होते हैं, एक जो पृष्ठ पर पाठ को तोड़ता है, दूसरा जो उसी पृष्ठ पर लिखता रहता है जहां विराम डाला जाता है।
वर्ड में भी विषम और यहां तक कि पेज टूट जाता है।
- विशिष्ट पृष्ठों के स्वरूपण को बदल दिया जाता है।
याद रखें कि Word पृष्ठों को नहीं देखता, केवल अनुभाग।
जब आप किसी विशेष पृष्ठ या पृष्ठों की श्रेणी के स्वरूपण को बदलते हैं, तो Word स्वचालित रूप से ऊपर और नीचे अनुभाग विराम सम्मिलित करके उनके लिए एक नया अनुभाग बनाता है।
पूरे खंड में कोई भी पृष्ठ-स्तरीय स्वरूपण परिवर्तन लागू होते हैं।
अनुभाग वास्तव में आपको पागल कर सकते हैं यदि आप समझ नहीं पाते हैं कि उन्हें कैसे प्रबंधित किया जाए और वे क्या हैं, खासकर क्योंकि आपको उन्हें प्रबंधित करने के लिए ट्री दृश्य का उपयोग करने की आवश्यकता है।
एक विशिष्ट शुरुआत करने वाले की गलती पृष्ठ को बाधित किए बिना बाद के पृष्ठ पर लिखने के लिए स्विच करना है, कई बार Enter दबाएं।
4) पैराग्राफ का उपयोग करें
पैराग्राफ यकीनन Microsoft Word दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण तत्व है।
पाठ को स्वरूपित करने में सफलता सभी को समझने पर निर्भर करती है कि यह कैसे काम करता है।
पैराग्राफ एक वाक्यांश है जो लपेटकर समाप्त होता है, फिर का उपयोग करके। और फिर Enter दबाएं।
वर्ड में, एक पैराग्राफ संकेत के साथ इंगित किया जाता है is
पैराग्राफ चिह्न एक महत्वपूर्ण और विशेष चरित्र है क्योंकि यह हमें पाठ की संरचना के बारे में सब कुछ बताता है।
Us देखने से हम कई बार Enter दबाकर या कॉपी और पेस्ट में फ़ॉर्मेटिंग खो कर अगले पेज पर जाने जैसी त्रुटियों से बच सकते हैं।
ऐसा इसलिए है क्योंकि प्रतीक ¶ की प्रतिलिपि भी नहीं बनाई गई है।
वर्ड पर लिखने के लिए इन पात्रों को देखना आवश्यक है और हमेशा पता है कि एक वाक्य कहां समाप्त होता है।
5) स्वरूपण को व्यवस्थित और लागू करने के लिए शैलियों का उपयोग करें
एक शैली स्वरूपण जानकारी का संग्रह है जिसे एक बार में एक पाठ के टुकड़े पर लागू किया जा सकता है।
दस्तावेज़ में समान स्वरूपण लागू करने के लिए शैलियाँ उपयोगी होती हैं।
वर्ड का होम मेनू आपको कुछ पूर्वनिर्धारित शैलियों से चुनने की अनुमति देता है जो दो प्रकार के होते हैं: पैराग्राफ शैली और चरित्र शैली।
फास्ट स्टाइल मुख्य बार पर एक ड्रॉप-डाउन मेनू से उपलब्ध हैं।
- पैराग्राफ़ शैलियों में वह स्वरूपण शामिल होता है जो एक पूरे पैराग्राफ, (तालिकाओं, रेखा रिक्ति, सीमाओं और सूचक) पर लागू होता है, और वर्ण स्वरूपण (फ़ॉन्ट प्रकार, आकार, रंग) भी होता है।
अनुच्छेद शैलियों को। चिह्न के साथ चिह्नित किया गया है।
- चरित्र शैलियों में केवल एक अनुच्छेद के भीतर चयनित पात्रों के प्रारूपण के बारे में जानकारी होती है।
चरित्र शैलियों में केवल वर्णों, अक्षरों और संख्याओं का प्रारूपण शामिल है।
यदि आप किसी अनुच्छेद के भीतर वर्ण शैली लागू करते हैं, तो यह अनुच्छेद शैली को ओवरराइड करता है।
आप मौजूदा शैलियों को संपादित कर सकते हैं, लेकिन यह सबसे अच्छा है कि वे उन्हें छोड़ दें जहां वे हैं और यदि आप यह नियंत्रण चाहते हैं तो अपना खुद का बनाएं ।
नए स्टाइल निर्माण विकल्पों में इसे त्वरित स्टाइल मेनू में जोड़ना बेहतर है, लेकिन स्वचालित अपडेट विकल्प को सक्रिय नहीं करते हैं।
समान अनुच्छेद के लिए एक ही शैली का उपयोग करना बेहतर है ताकि एक समान दस्तावेज़ हो।
शीर्षक या कैप्शन के लिए, विभिन्न शैलियों का उपयोग करना बेहतर है।
वर्ड में शैलियों की सभी मूल बातें इस पृष्ठ पर इतालवी कार्यालय गाइड में पूरी तरह से बताई गई हैं ।
6) पहले दस्तावेज तैयार करें
वर्ड में अनुभाग की समस्याओं को हल करने या तैयार दस्तावेज़ की शैलियों के साथ एक समस्या को हल करने की तुलना में अधिक निराशाजनक कुछ भी नहीं है।
Word पर लिखने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप इसे फ़ॉर्मेटिंग की चिंता किए बिना करें और फिर, एक बार समाप्त होने के बाद, एक नया दस्तावेज़ खोलें, इसे ठीक से तैयार करें और पुराने से नए पाठ को कॉपी करें, इसे बिना टेक्स्ट के रूप में चिपकाए।
एक अन्य लेख स्वरूपण के बिना कॉपी किए गए पाठ को चिपकाने के लिए एक कार्यक्रम की रिपोर्ट करता है।
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