समय गुजरता है, नई संचार प्रणालियाँ जन्म लेती हैं और मर जाती हैं, लेकिन एक दशक से अधिक समय से मुख्य हमेशा एक ही है, ई-मेल। आज, हालांकि, यहां तक कि ईमेल प्राप्त करने की सेवाएं आधुनिक और अभिनव लोगों के बीच भिन्न हैं, विभिन्न तरीकों से मेल के आयोजन के विकल्प और पुराने जमाने वाले, दस साल पहले के समान, बिना किसी सुधार के।
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Google मेल, जिसे जीमेल कहा जाता है, निश्चित रूप से वेब के माध्यम से ई-मेल सेवा का सबसे शक्तिशाली और पूर्ण विकल्प है, इसलिए जिन लोगों को आने वाले मेल को प्रबंधित करने में कठिनाई होती है, इस लेख में हम कुछ महत्वपूर्ण चालें देखेंगे जिन्हें आपको प्रबंधन को सरल बनाने के लिए जानना आवश्यक है। नए ईमेल प्राप्त हुए ।
यह मेल को सुव्यवस्थित करने के लिए एक स्वचालित प्रणाली स्थापित करने का प्रश्न है क्योंकि, आप जानते हैं, यदि आप इस कार्य को उपयोगकर्ता के हाथ में छोड़ देते हैं, तो हर प्रयास के बावजूद, आप अनिवार्य रूप से अव्यवस्था के साथ युद्ध को हार सकते हैं।
Gmail इनबॉक्स को स्वचालित करने के लिए ताकि आपको महत्वपूर्ण ईमेल और संदेश खोने की चिंता न हो, आप Google मेल साइट के आंतरिक कार्यों का उपयोग करके इन 6 युक्तियों का पालन कर सकते हैं।
यह जीमेल के लिए पूर्ण गाइड का एक संग्रह है।
1) आने वाले संदेशों के रिसेप्शन को स्वचालित रूप से प्रबंधित करने के लिए फिल्टर और लेबल का उपयोग करें ।
मैंने याहू मेल, हॉटमेल और जीमेल सहित अन्य मेल सेवाओं पर ईमेल फिल्टर बनाने के लिए एक सामान्य गाइड लेख में अतीत में इस बारे में बात की थी।
जीमेल में फिल्टर बनाने का तरीका जानना हर बार जब आप अपने इनबॉक्स में एक नया संदेश प्राप्त करते हैं, तो नया बनाने के लिए आवश्यक है जो स्वचालित रूप से सूचीबद्ध नहीं है।
इसलिए यदि आपके पास कालानुक्रमिक क्रम में सूचीबद्ध सभी प्राप्त संदेश हैं, लेकिन बिना किसी भेदभाव के, प्रेषक, विषय या अन्य मानदंडों के अनुसार विभिन्न फ़ोल्डर में मेल को सॉर्ट करने के लिए फ़िल्टर और लेबल बनाने का समय है।
लेबल होने के कारण, संदेश वास्तव में इनबॉक्स की सामान्य सूची से स्थानांतरित नहीं होते हैं, लेकिन केवल समूह में फ़िल्टर और प्रतिष्ठित होते हैं, जिससे उन्हें खोजना और खोजना आसान हो जाता है।
जीमेल मेनू में पेज के बाईं ओर लेबल सूचीबद्ध हैं।
जब आप अपने इनबॉक्स में एक नया ईमेल संदेश प्राप्त करते हैं जिसमें एक लेबल नहीं होता है, तो इसे खोलें या इसे चुनें और फिर लेबल बटन दबाएं, एक नया बनाने के लिए " अन्य " बटन के बगल में।
आदर्श रूप से, प्रत्येक आवर्ती संदेश पर एक लेबल लागू किया जाना चाहिए ।
उदाहरण के लिए, फेसबुक सूचनाओं के लिए एक लेबल लागू किया जाता है, एक अन्य लेबल नवगीत समाचार पत्र ईमेल पर लागू किया जाता है, दूसरा संदेश और इसी तरह काम करने के लिए।
एक बार जब आप एक संदेश के लिए नया लेबल बना लेते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि आने वाले सभी आने वाले समान स्वचालित रूप से उसी तरह से लेबल किए जाते हैं, ईमेल खोलें, " अन्य " बटन दबाएं और ड्रॉप-डाउन सूची में।, " इस प्रकार के संदेश फ़िल्टर करें" पर क्लिक करें।
इस तरह, एक नियम स्वचालित रूप से और जल्दी से बनाया जाता है, जिससे एक ही ईमेल पते से सभी संदेश या बनाया गया लेबल जुड़ा होता है।
फ़िल्टर को एक अलग मानदंड चुनकर संशोधित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, यदि इसमें विषय में कोई विशिष्ट शब्द है या यदि उसमें यह नहीं है या यदि संदेश में कोई लगाव है या नहीं।
फिर " इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं " पर क्लिक करें और अंतिम कार्रवाई चुनें, जो वास्तव में, उन संदेशों पर पहले से मौजूद या नए चुने गए लेबल पर लागू हो सकती है।
फ़िल्टर में, आप उन उपलब्ध कार्यों में से एक साथ कई क्रियाएं भी चुन सकते हैं ; उदाहरण के लिए, डिफ़ॉल्ट रूप से उत्तर दें, संदेश को अनदेखा करें, इसे पहले से पढ़े गए या महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें।
उदाहरण के लिए, विशुद्ध रूप से सूचनात्मक ईमेल जिन्हें खोलने और पढ़ने की आवश्यकता नहीं है, उन्हें नजरअंदाज और संग्रहीत किया जा सकता है, जबकि स्वचालित समाचारपत्रकों को पहले से ही पढ़ा और चिह्नित किया जा सकता है, जब उन्हें जरूरत हो।
एक निश्चित प्रकार के जीमेल में प्राप्त सभी संदेशों के लिए एक डिफ़ॉल्ट उत्तर बनाना, काम का बोझ हल्का करने के लिए सबसे अच्छा कदम हो सकता है जब यह नीरस हो जाता है या प्रेषक को पता चलता है कि संदेश प्राप्त हो गया है और जल्द ही इसका जवाब दिया जाएगा।
फ़िल्टर बनाने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए संबंधित संदेशों को भी लागू करें कि नियम पूर्वव्यापी है और अतीत में पहले से प्राप्त संदेशों पर भी लागू होता है, फ़िल्टर फ़िल्टर विकल्प पर क्रॉस को याद रखना महत्वपूर्ण है।
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2) स्काईड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, बॉक्स और Google ड्राइव के साथ Gmail पर संलग्नक भेजना या प्राप्त करना, अनुलग्नकों को Gmail में बहुत अधिक स्थान लेने से रोकने का एक शानदार तरीका है।
इसके अलावा, प्लगइन्स इंस्टॉल किए बिना, जैसा कि दिसंबर की खबर में देखा गया है, जीमेल के साथ आप 10 जीबी तक संलग्न फाइलें भेज सकते हैं।
3) ईमेल को कैलेंडर गतिविधियों में बदलें
जीमेल के बारे में सबसे दिलचस्प चीजों में से एक Google टोट्स और Google कैलेंडर के साथ इसका एकीकरण है।
यदि आप एक ईमेल खोलते हैं, तो शीर्ष पर स्थित अधिक मेनू पर क्लिक करके, आप चयनित संदेश से जुड़ी एक गतिविधि बनाना चुन सकते हैं।
दुर्भाग्य से आप ईमेल के आधार पर अनुसूचित गतिविधियों के निर्माण को स्वचालित नहीं कर सकते हैं, लेकिन आप हमेशा एक फ़िल्टर बना सकते हैं और नए आने वाले संदेशों को लेबल "संभावित गतिविधियाँ" दे सकते हैं।
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4) प्राप्त ईमेल पते के आधार पर आने वाले संदेशों को भेद ।
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि जीमेल में फिल्टर का उपयोग ईमेल पते के आधार पर आने वाले संदेशों को अलग करने के लिए भी किया जा सकता है, जिस पर ईमेल भेजा गया था।
इस प्रकार का फ़िल्टर उपयोगी है, उदाहरण के लिए, यदि आप जीमेल का उपयोग एक ऐसी साइट के रूप में कर रहे हैं जहाँ आप अन्य मेलबॉक्सों से भी संदेश प्राप्त कर सकते हैं।
और भी बेहतर, आप इस फ़िल्टर विकल्प का उपयोग जीमेल उपनाम के साथ कर सकते हैं।
एक जीमेल पते के लिए अनंत उपनाम हैं ।
उदाहरण के लिए, यदि ईमेल पता , तो उपनाम
उदाहरण के लिए, इसे फेसबुक पते रूप में इंगित किया जा सकता है या इसे काम के पते रूप में दिया जा सकता है।
अपने इनबॉक्स को साफ और व्यवस्थित रखने के लिए अन्य लेखों में:
- स्वचालित समाचार पत्र और ईमेल से सदस्यता समाप्त करें
- सामाजिक अपडेट, अलर्ट और समाचार पत्र के लिए स्वचालित फ़िल्टर
- जीमेल में उन्नत मेल खोज गाइड
