यदि आपको बहुत सारे ईमेल मिलते हैं तो अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करें

व्यवसाय उपयोगकर्ताओं को हर दिन बहुत सारे ईमेल प्राप्त होते हैं, जो पढ़ने और उन्हें जवाब देने में बहुत समय बर्बाद करते हैं।
इसके अलावा, इनबॉक्स में प्राप्त अधिकांश ईमेल महत्वहीन हैं यदि स्पैम नहीं है, आमतौर पर विज्ञापनों के रूप में।
ईमेल एक प्राचीन उपकरण (तकनीकी रूप से बोलने वाला) है, जो विकसित हुआ है और, हालांकि कई पुराने तरीके से मेल का उपयोग करना जारी रखते हैं, आपके इनबॉक्स को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के कई तरीके हैं, ऊर्जा पढ़ने के ईमेल को बर्बाद करने से बचें। कम महत्वपूर्ण और तेजी से अधिक तत्काल लोगों के लिए प्रतिक्रिया।
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इस बीच, हमें यह कहना शुरू कर देना चाहिए कि ईमेल सेवाएं सभी समान नहीं हैं: जीमेल, याहू ई-मेल और माइक्रोसॉफ्ट हॉटमेल स्पष्ट रूप से वेब के माध्यम से मुफ्त ई-मेल सेवाओं की श्रेणी में सर्वश्रेष्ठ हैं ।
चूंकि आपके ई-मेल पते को बदलने के बिना भी उनका उपयोग करना संभव है, इसलिए यह उन लोगों के लिए बेहतर होगा, जो बदलने के लिए विभिन्न सेवाओं का उपयोग करते हैं (उदाहरण के लिए अपने ई-मेल पते को बदले बिना हॉटमेल की सदस्यता कैसे लें)।
वैकल्पिक रूप से, आपके कंप्यूटर पर मेल प्राप्त करने के लिए निश्चित रूप से एक मेल क्लाइंट, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करना एक अच्छा विचार है।
बहुत से ई-मेल के बोझ से छुटकारा पाने के लिए आपको अपने मेलबॉक्स को अनुकूलित करना होगा ।
जैसा कि कई बार उल्लेख किया गया है, स्पैम आवश्यक रूप से अनधिकृत विज्ञापन संदेशों से नहीं बना है; बहुत बार ये उन साइटों से भेजे गए समाचार पत्र होते हैं, जिन्हें आपने अपनी सहमति देकर पंजीकृत किया होता है।
अपने न्यूज़लेटर को अपने मेलबॉक्स को रोकने के लिए, आपको यह चुनने की आवश्यकता है कि आप वास्तव में किसे प्राप्त करना चाहते हैं और कौन सा नहीं।
इस प्रकार के प्रत्येक मेल, नीचे स्क्रॉल करने पर एक लिंक होता है, जिसे अक्सर एक छोटे और छिपे हुए फ़ॉन्ट में लिखा जाता है, मेलिंग सूची से खुद को हटाने के लिए और अब इन संदेशों को प्राप्त नहीं करता है।
कभी-कभी यह अनसब्सक्राइब बटन का लिंक होता है, कभी-कभी यह " हटा " दिया जाता है जबकि कुछ मामलों में आपको मेलिंग सूची से हटाने के लिए एक नया संदेश लिखना होता है।
अनसब्सक्राइब पर दबाने के बाद, अधिक गंभीर साइटें रद्द करने को स्वचालित करती हैं जबकि अन्य उपयोगकर्ता को अपने खाते से कनेक्ट करने और ईमेल अधिसूचना विकल्पों को बदलने के लिए मजबूर करते हैं।
समस्या इतनी महसूस की जाती है कि कुछ सेवाओं को न्यूज़लेटर सदस्यता को स्वचालित रूप से समाप्त करने के लिए बनाया गया है, जैसे कि Unroll.me जो मेल, हॉटमेल और याहू के साथ और मोबाइल फोन और पीसी (आउटलुक और थंडरबर्ड) के ईमेल क्लाइंट के साथ काम करता है।
स्पैम से मुकाबला करने के लिए, याहू, गूगल मेल और हॉटमेल सेवाएं उत्कृष्ट फ़िल्टर प्रदान करती हैं (विशेष रूप से याहूमेल) लेकिन, इस सुरक्षा को बढ़ाने के लिए स्पैम ईमेल को ब्लॉक करने के लिए कुछ मुफ्त कार्यक्रम हैं।
थोड़ी सफाई करने के बाद, आपको अपने इनबॉक्स संदेशों को व्यवस्थित करने की कोशिश करनी होगी ।
जब आप उन वेबसाइटों से ईमेल प्राप्त करते हैं, जिनके साथ आप संपर्क में रहना चाहते हैं, तो आप Gmail के स्थान पर उपयोग के लिए Google इनबॉक्स के साथ अपने इनबॉक्स को कम कर सकते हैं
फेसबुक ने एक ईमेल अधिसूचना प्रणाली ( खाता सेटिंग्स -> सूचनाओं ) में लागू की है जहां आप व्यक्तिगत ईमेल सूचनाओं के बजाय ईमेल द्वारा केवल महत्वपूर्ण अपडेट और सारांश ईमेल प्राप्त करना चुन सकते हैं।
जीमेल का उपयोग करने वालों के पास बहुत सारे एप्लिकेशन और प्लगइन्स उपलब्ध हैं जो जीमेल को अनुकूलित करते हैं और मेलबॉक्स को व्यवस्थित करते हैं।
उदाहरण के लिए, इनमें से, मैं जीमेल के लिए सॉर्ट प्लगइन को इंगित करना चाहूंगा, जो जीमेल के साथ एकीकृत होता है और स्वचालित रूप से संदेशों को विभिन्न स्तंभों में विभाजित करके व्यवस्थित करता है।
फ़ोल्डर में आने वाले मेल संदेशों के संगठन के बारे में, सभी ईमेल सेवाओं में ईमेल फ़िल्टर करने के लिए स्वचालित नियम बनाना संभव है।
फ़िल्टरिंग नियमों को सेट करने में अच्छा होने से आप मेल को छाँट सकते हैं या स्वचालित उत्तर दे सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आपने Navigaweb.net न्यूज़लेटर की सदस्यता ले ली है, तो आप इस तरह से एक फ़िल्टर बना सकते हैं, नए लेखों के साथ सभी दैनिक ईमेल एक साथ सहेजे जाते हैं, शायद "पहले से पढ़े" सेटिंग के साथ, और इसलिए जब आप जाते हैं और उन्हें पुनः साझा करना आसान हो जाता है चाहते हैं और पिछले संदेशों के लिए खोज करते हैं।
जीमेल पर पूर्वनिर्धारित उत्तरों का प्लगइन होता है (यह लैब्स सेटिंग्स में पाया जाता है, और इसे सक्रिय किया जाना है) पूर्व-निर्धारित टेम्प्लेट के साथ, दोहराए जाने वाले संदेशों के लिए तुरंत प्रतिक्रिया करने के लिए अपरिहार्य है।
भेजने को स्वचालित नहीं किया जाएगा, लेकिन इस तरह, यह उत्तर भेजने के लिए केवल दो क्लिक लेता है, हमेशा एक ही चीज़ों को फिर से लिखने के बिना (एक अन्य मेल में मुझे स्वचालित उत्तरों के लिए मॉडल और फेसमाइल बनाने के लिए एक और कार्यक्रम की रिपोर्ट करनी थी। )
फ़िल्टर के संयोजन में, कुछ कीवर्ड के लिए स्वचालित प्रतिक्रियाएँ सेट करना भी संभव है।
जीमेल के लिए एक और उत्कृष्ट प्लगइन बूमरैंग है जो आपको ईमेल भेजने में देरी करता है और इसलिए दिनांकित संदेश भेजता है: मैं इसे अभी लिख रहा हूं, मैं इसे दो घंटे में भेज रहा हूं, रणनीति या व्यक्तिगत संगठन के लिए।
बुमेरांग Google क्रोम ब्राउज़र पर Gmail के लिए सबसे उपयोगी प्लगइन्स में से एक है ।
बहुत उपयोगी है, फिर जीमेल पर, ईमेल को पढ़ने को स्थगित करने के लिए "पोस्टपोन"।
अंत में, आप अपने कंप्यूटर पर आने वाले संदेशों जैसे कि EmailTray या बेहतर, अभी तक, पॉप पीपर के साथ सूचनाएं प्राप्त कर सकते हैं जो किसी प्रोग्राम या मेल सेवा के साथ काम करता है।
अन्य पोस्टों में मैंने जीमेल में डेस्कटॉप पर नए ईमेल के नोटिफिकेशन और क्रोम और फ़ायरफ़ॉक्स पर बिना पढ़े ईमेल के नोटिफिकेशन के एक्सटेंशन प्राप्त करने के लिए भी रिपोर्ट किया है ।