एक्सेल के साथ एक इनवॉइस कैसे बनाएं, स्क्रैच से सरल और व्यक्तिगत

जिस किसी को फ्रीलांसर या सलाहकार के रूप में या कंपनी के लिए नौकरी के लिए पैसे का अनुरोध करने के लिए चालान बनाने की आवश्यकता होती है, हम यहां देखते हैं कि कैसे एक्सेल में एक व्यक्तिगत चालान बनाया जाए, सरल, एक सफेद शीट से शुरू किया जाए, तब बिना किसी टेम्पलेट का उपयोग किए। तैयार है।
एक्सेल में एक इनवॉइस बनाना एक अपेक्षाकृत सरल काम है, आपको बस एक टेबल तैयार करने, कुछ नियम निर्धारित करने, आवश्यक जानकारी जोड़ने और फिर, यदि आप अधिक तकनीकी कार्य करना चाहते हैं, तो कुछ गणना स्वचालन भी जोड़ें। स्पष्ट रूप से विशेषज्ञों द्वारा पहले से तैयार किए गए इनवॉइस टेम्पलेट का उपयोग करना संभव है, एक डाउनलोड करें और इसे अनुकूलित करें। कुछ मॉडल पहले से ही एक्सेल में उपलब्ध हैं, एक नई शीट खोल रहे हैं और फिर फाइल टैब पर जाकर खोज क्षेत्र में चालान की तलाश कर रहे हैं। अन्य मॉडल फ्री इनवॉइस टेम्प्लेट विशेष साइट पर या एक्सेल मॉडल के साथ अन्य साइटों पर मुफ्त में डाउनलोड करने के लिए उपलब्ध हैं ।
इस मामले में, हालांकि, हम एक्सेल पर खरोंच से एक सरल चालान बनाने के लिए कदम देखते हैं (गाइड भी लिब्रे ऑफिस Calc के साथ काम करता है)।
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एक्सेल में एक साधारण चालान बनाने के लिए, आवश्यक जानकारी है:

• विक्रेता का विवरण
• नाम
• पता और पोस्टकोड
• टेलीफोन नंबर
• वैट नंबर पी
• टैक्स कोड
• खरीदार डेटा
• नाम
• पता और पोस्टकोड
• पी वैट
• टैक्स कोड
• चालान की तारीख
• चालान संख्या
• बेची गई सेवा या उत्पाद का विवरण
• आइटम की कीमत (एकल उत्पाद या सेवा का)
• कुल राशि देय
• भुगतान विधि

एक्सेल के साथ चालान शीट तैयार करें

फिर एक खाली एक्सेल शीट खोलें और ग्रिड को तुरंत हटा दें, ताकि काम करने के लिए एक साफ शीट हो। ऐसा करने के लिए, "पृष्ठ लेआउट " टैब पर जाएं और "व्यू" चयन में "ग्रिड " को अनचेक करें।
अब हमें कुछ स्तंभों और पंक्तियों का आकार बदलने की आवश्यकता है, जिसमें अधिक जानकारी लिखने के लिए अधिक स्थान हो, जैसे कि बिक्री वस्तु का विवरण। किसी पंक्ति या स्तंभ का आकार बदलने के लिए, उस पर क्लिक करें और उसे माउस से खींचें। डिफ़ॉल्ट रूप से, पंक्तियों को 20 पिक्सेल की ऊँचाई पर सेट किया जाता है और स्तंभों को 64 पिक्सेल की चौड़ाई पर सेट किया जाता है। एक अनुकूलित कॉन्फ़िगरेशन के लिए आप इस तरह से कॉलम और पंक्तियों का आकार बदल सकते हैं:

• रो 1: 45 पिक्सेल
• कॉलम A: 385 पिक्सेल
• कॉलम बी: 175 पिक्सेल
• कॉलम C: 125 पिक्सेल

फिर सुझाए गए आयामों के अनुसार पंक्तियों और स्तंभों को समायोजित करें।
पंक्ति 1 में विक्रेता का नाम और "चालान" शब्द होना चाहिए। अतिरिक्त स्थान आपको बेहतर शीर्षक प्रदान करने के लिए इस शीर्षक के फ़ॉन्ट आकार को बढ़ाने की अनुमति देता है जो प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करता है। कॉलम ए में चालान में सबसे महत्वपूर्ण (और सबसे लंबी) जानकारी है: खरीदार और विक्रेता डेटा, आइटम विवरण और भुगतान विधि। कॉलम B में दिनांक शामिल हैं। कॉलम C में हम इनवॉइस नंबर, इनवॉइस तिथि, सूचीबद्ध प्रत्येक आइटम की अलग-अलग कीमत और देय कुल राशि लिखेंगे।

चालान प्रारंभिक जानकारी

कॉलम A पंक्ति 1 में, बड़े फ़ॉन्ट आकार (18 pt जा सकते हैं) के साथ नाम दर्ज करें और पाठ को मोड़ दें ताकि यह स्पष्ट हो। कॉलम बी रो 1 में, "इनवॉइस" को तुरंत लिखने के लिए कि यह दस्तावेज़ क्या है। फ़ॉन्ट आकार के रूप में आप 28pt डाल सकते हैं और लेखन शैली के रूप में हम यह सब ऊपरी मामले में कर सकते हैं और, शायद, एक ग्रे के साथ रंग बदल रहा है।
कॉलम A लाइनों 4, 5, 6 और 7 में, हम पता दर्ज करते हैं (दो लाइनों में विभाजित), टेलीफोन नंबर, वैट नंबर और कर कोड
कॉलम बी लाइन्स 4 और 5 में, " DATA: " और " INVOICE NO।: " को मोटे टेक्स्ट के साथ लिखें और टेक्स्ट को दाईं ओर संरेखित करें। कॉलम C के कॉलम 4 और 5 वे स्थान हैं जहाँ दिनांक और चालान संख्या सम्मिलित की जाती है।
अंत में, बुनियादी जानकारी के अंतिम भाग के लिए, हम पंक्ति A, पंक्ति 9 में " इनवॉइस A: " (बोल्ड में) पाठ सम्मिलित करेंगे। प्राप्तकर्ता डेटा दर्ज करने के लिए पंक्तियों 10, 11, 12 और 13 का उपयोग किया जा सकता है।

उत्पाद या सेवा का विवरण

इनवॉइस किए गए उत्पादों और सेवाओं को जोड़ने के लिए, हमें शीट में कुछ और लाइनें जोड़ने की आवश्यकता है।
फिर पंक्ति A और B के स्तंभ 15 में शामिल हों (दो कक्षों का चयन करें और फिर शीर्ष पर मर्ज बटन दबाएं) ताकि सूचीबद्ध तत्वों के लिए एक शीर्षक लिखें जो पंक्ति A से पंक्ति 16 से 30 में सूचीबद्ध हो सकते हैं), बच दिनांक (स्तंभ बी, लाइनें 16-30)। पंक्ति 15 में कॉलम ए और बी से जुड़ने के बाद, सेल को सभी पक्षों पर एक बॉर्डर दें ( होम टैब के फॉन्ट सेक्शन में बॉर्डर बटन का उपयोग करके), शायद हल्के ग्रे रंग या अन्य रंग का उपयोग करके भी। सेल C15 के लिए भी यही करें।
पंक्ति 15 की पहली सेल में, वर्णन लिखें और केंद्र में पाठ संरेखित करें। C15 में, PRICE लिखें, दोनों को टेबल हेडर के लिए बोल्ड में रखें। हम निचली सीमा को जोड़ने के लिए कॉलम A और B की पंक्ति 16 से पंक्ति 30 तक की जगह का चयन करते हैं। स्तंभ C की कोशिकाएं 16 से 29 तक हो सकती हैं, इसके बजाय उन्हें बाईं और दाईं सीमा से घिरा जा सकता है।
सेल C30 को हाइलाइट करें, इसे पूरे सेल के चारों ओर बॉर्डर दें और रंग की एक ढाल दें ताकि यह बाहर खड़ा हो। बाईं ओर (तब B30), दाएं पर TOTAL लिखें और संरेखित करें।
यह इनवॉइस संरचना को पूरा करता है, उत्पादों की संख्या के आधार पर एक और पंक्ति जोड़ने की संभावना के साथ। जो इस तरह दिखना चाहिए।

नियम, सूत्र और ऑटोमैटिस

यदि तारीखें स्तंभ B, पंक्ति 16-29 में लिखी गई हैं, तो इन कक्षों का चयन करें और " नंबर " अनुभाग में " नंबर " अनुभाग में " होम " टैब पर दबाएं। फिर संख्याओं में दिनांक प्रारूप चुनें ताकि फ़ील्ड हमेशा सही ढंग से लिखी गई तारीख हो।
इसी तरह, सेल C16-30 को हाइलाइट करें, और यूरो में कीमतों को प्रारूपित करने के लिए " मुद्रा " विकल्प चुनें।
सभी व्यक्तिगत राशियों को स्वचालित रूप से जोड़ने के लिए और उन्हें " कुल " सेल में प्रतिबिंबित करें जो हमने बनाया है, सेल का चयन करें (इस उदाहरण में C31) और निम्न सूत्र दर्ज करें:
= SUM (C16: C29)
अब मूल्य क्षेत्रों को भरने से कुल सेल स्वचालित रूप से राशि से भर जाएगी ।
जारी रखते हुए, A34 या अन्य जानकारी जो आप की जरूरत है, के आधार पर " भुगतान विधि: " डालें, उदाहरण के लिए, चालान या वैट बहिष्करण या किसी अन्य महत्वपूर्ण नोट के भुगतान के लिए स्वीकार किए गए भुगतान के रूपों को दर्ज करके।
मूल्य स्तंभ के दाईं ओर आप वैट के साथ कुल मूल्य की गणना के लिए, कॉलम जोड़ सकते हैं, पहले कॉलम में वैट या कर योग्य के बिना मूल्य डाल सकते हैं। 22% VAT जोड़ने के लिए, कुल मूल्य स्तंभ में निम्न सूत्र होना चाहिए: = C16 * 1.22 । निचले दाएं कोने से, सूत्र को अन्य कोशिकाओं तक विस्तारित करने के लिए कुल तक नीचे खींचें। आप उस पर लिखे गए VAT (22%) के साथ E कॉलम भी जोड़ सकते हैं और फिर D के प्रकार के सूत्र पर सूत्र का उपयोग कर सकते हैं: = C16 * E16 + C16 ।
फिनिशिंग टच के लिए, नीचे की पंक्ति में धन्यवाद जोड़ना न भूलें।
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