जो लोग ई-मेल के साथ काम करते हैं, उन्हें कई लोगों को भेजे गए ईमेल के प्राप्तकर्ताओं को रोकने की आवश्यकता हो सकती है, जो सभी को आगे या उत्तर देने की संभावना रखते हैं, अर्थात वे दूसरों को संदेश भेज नहीं सकते हैं या सभी को जवाब दे सकते हैं। उन लोगों ने नकल की। यह कार्यक्षमता केवल Microsoft Outlook, 2003, 2007 और 2010 ईमेल क्लाइंट पर मौजूद है।
भेजे गए ईमेल की सुरक्षा संदेश के प्राप्तकर्ता को इस ईमेल को कॉपी, प्रिंटिंग या फॉरवर्ड करने से रोकती है।
इस सेटिंग का उपयोग करने के कारण संदेश पर मौजूद जानकारी की गोपनीयता या समूह ईमेल पर किसी को उत्तर देने से रोकने की इच्छा से संबंधित हो सकते हैं।
सभी के जवाब को रोकने के लिए दो मोड हैं, एक मैनुअल कॉन्फ़िगरेशन के साथ, दूसरा प्रोग्राम के लिए एक प्लगइन के साथ।
संरक्षण निरपेक्ष नहीं होगा, यह केवल एक निवारक के रूप में कार्य कर सकता है, क्योंकि यदि वह संरक्षित मेल Microsoft Outlook के अलावा अन्य ई-मेल क्लाइंट के साथ खोला गया था, तो सुरक्षा अप्रभावी होगी।
हालांकि, उन संगठनों और कार्यालयों में जहां मेल केवल आउटलुक के साथ पढ़े जा सकते हैं, यह संरक्षण बाईपास करना अधिक कठिन है।
"सभी को उत्तर दें" और "फॉरवर्ड" को अक्षम करने के लिए मैनुअल विधि को Microsoft आउटलुक मदद पृष्ठ पर कदम से कदम बताया गया है।
सुरक्षा मॉड्यूल का निर्माण बहुत सरल है और ईमेल के अनुसार अवरुद्ध करने या न करने की संभावना के साथ एक बार और सभी के लिए किया जा सकता है।
यदि आप चाहें, तो आप इसके बजाय एक्सचेंज और आउटलुक (केवल 2007 और 2010) के लिए एक प्लगइन का उपयोग कर सकते हैं जो सभी को उत्तर को निष्क्रिय कर देता है और भेजे गए ईमेल को अग्रेषित करता है।
NoReplyAll प्लगइन (फ्री) को ई-मेल संदेश भेजने के लिए उपयोग किए जाने वाले कंप्यूटर पर डाउनलोड और इंस्टॉल किया जा सकता है।
आउटलुक को फिर से खोलना और इस एक्सटेंशन को स्थापित करने के बाद एक नया संदेश लिखना, आपको शीर्ष मेनू पर दो नए बटन देखने चाहिए, जिसके साथ आप दूसरों को अग्रेषण कार्यक्षमता अक्षम कर सकते हैं।
उस ईमेल को स्वयं भेजने की कोशिश करके, सभी को उत्तर द्वारा संरक्षित, आप देखेंगे कि प्राप्त संदेश को फिर से खोलकर संदेश को अग्रेषित करने और ईमेल को कॉपी करने वाले प्राप्तकर्ताओं को जवाब देने के लिए बटन अक्षम हैं।
प्रेषक का उत्तर स्पष्ट रूप से संभव है।
यदि उपयोगकर्ता Outlook (जो अक्षम नहीं है) में त्वरित मेनू से सभी को अग्रेषित या उत्तर देने का प्रयास करता है, तो एक चेतावनी खुलेगी कि कार्यक्षमता उपलब्ध नहीं है।
यदि ईमेल प्राप्त करने वाला Microsoft एक्सचेंज या आउटलुक का उपयोग नहीं करता है और सभी को जवाब देने की कोशिश करता है, भले ही वह अक्षम न हो, तो अन्य प्राप्तकर्ता स्वचालित रूप से कॉपी नहीं किए जाएंगे, जो कि यदि आवश्यक हो, तो मैन्युअल रूप से चुना जाएगा।
इस प्लगइन ( उपकरण -> विकल्प ) के विन्यास मेनू से एक अतिरिक्त विशेषता के रूप में, अनुलग्नक के बिना संदेश भेजते समय चेतावनी प्राप्त करने के लिए कुछ प्रमुख शब्दों को सूचीबद्ध करना संभव है।
आउटलुक के माध्यम से भेजे गए ईमेल की गोपनीयता की रक्षा करने के लिए एक अधिक प्रभावी तरीका बीसीसीटी प्लगइन है जो आपको ईमेल से जुड़े निजी सीसीएन संदेश भेजने की अनुमति देता है, केवल कुछ को दिखाई देता है।
