हर कोई, जितनी जल्दी या बाद में, स्प्रेडशीट से निपटना होगा, सबसे जटिल और शक्तिशाली उपकरणों में से एक है जो कार्यस्थल में कंप्यूटर पर उपयोग किया जा सकता है। यह निम्नलिखित स्प्रैडशीट पर शुरुआती लोगों के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में नहीं है, लेकिन चार प्रकार की गतिविधियों को उजागर करने का इरादा रखता है, जिन्हें आपको पता होना चाहिए कि एक्सेल जैसे कार्यक्रमों के साथ अच्छा कैसे हो। Microsoft Excel निश्चित रूप से टेबल और स्प्रेडशीट बनाने के लिए दुनिया में सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला प्रोग्राम है, लेकिन लिबरऑफिस और Google डॉक्स जैसे मुफ्त सुइट्स पर भी यही कार्य उपलब्ध हैं।
कार्यालय के काम में सफल होने के लिए, या कम से कम जीवन को आसान बनाने के लिए और साक्षात्कार को काम पर रखने में खुद को बेहतर तरीके से बढ़ावा देने के लिए, आपको एक्सेल (या लिबर ऑफिस और Google डॉक्स जैसे समकक्ष कार्यक्रम) का उपयोग करने में अच्छा बनना चाहिए और कम से कम निम्नलिखित 4 गतिविधियां करने में सक्षम होना चाहिए। ।
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1) फ़ॉर्म या फ़ॉर्म का उपयोग करके डेटा जल्दी से दर्ज करें
स्प्रेडशीट में डेटा दर्ज करना किसी भी टेबल विश्लेषण का शुरुआती बिंदु है। सभी एक्सेल शुरुआती सेल में मैन्युअल रूप से डेटा लिखते हैं, लेकिन वे एक फॉर्म का उपयोग करने में बहुत पहले होते हैं। फॉर्म सेल में तेजी से डेटा प्रविष्टि के लिए एक स्व-निर्देशित रूप है, ताकि आप अगले सेल पर जाने के लिए लिखें और दबाएं ।
Excel 2013 में फ़ॉर्म बटन कुछ छिपा हुआ था।
इसे खोजने के लिए आपको शीर्ष पर रिबन पर प्रेस करना होगा और मॉड्यूल बटन जोड़ने के लिए इसे अनुकूलित करना होगा।
एक्सेल के अन्य संस्करणों में इसके बजाय कार्यालय कुंजी दबाएं, एक्सेल विकल्प पर जाएं और फ़ॉर्म जोड़कर अनुकूलित करें।
एक बार जब आप फ़ॉर्म का बटन दबाते हैं, तो आप कॉलम शीर्षक लिखकर एक फॉर्म (या एक टेम्पलेट, या एक डेटा प्रविष्टि मुखौटा) बना सकते हैं।
LibreOffice Calc में आप मेनू डेटा-> फॉर्म पर दबाकर फॉर्म के साथ डेटा दर्ज कर सकते हैं।
फॉर्म का उपयोग करने से पहले, मुझे कॉलम हेडर बनाने की आवश्यकता है ताकि संकलन निर्देशित और त्वरित हो जाए।
Google ड्राइव में (Google डॉक्स) फ़ॉर्म अपने आप में एक ऑब्जेक्ट हैं जो आपको ऑनलाइन साझा करने के लिए एकाधिक-प्रतिक्रिया सर्वेक्षण बनाने की अनुमति देते हैं।
आप Create बटन से एक फॉर्म बना सकते हैं या आप इसे स्प्रेडशीट के अंदर ( इन्सर्ट मेनू के साथ) डाल सकते हैं।
इतालवी में मदद पृष्ठ:
- लिब्रॉफिस कैल्क के लिए
- ऑफिस एक्सेल
- Google स्प्रेडशीट
2) कार्यों और सूत्रों के साथ गणना करें
एक बार डेटा को कोशिकाओं में प्रवेश करने के बाद, यह संभावना है कि एक ऑपरेशन या गणना की आवश्यकता है।
फ़ंक्शंस और फ़ार्मुलों को ऊपर दिए गए टेक्स्ट बॉक्स में लिखा जाना चाहिए और आपको स्प्रेडशीट के डेटा में हेरफेर करने, सरल गणितीय कार्य करने, कॉलम में नंबर जोड़ने, औसत या यहां तक कि वास्तविक दुनिया की वस्तुओं जैसे तारीखों के साथ काम करने की अनुमति देनी चाहिए। या पैसा।
सभी गणना कार्यक्रमों में कुछ भिन्नताओं के साथ, कार्यों का अपना सेट होता है।
इतालवी में इन पृष्ठों में वे सभी सूत्र हैं जो एक्सेल, लिब्रे ऑफिस कैल और गूगल ड्राइव पर किए जा सकते हैं।
उन सभी को दिल से जानना असंभव है, लेकिन यह जानना कि आप किस चीज का सबसे अधिक उपयोग करते हैं और आपको अपने काम के लिए क्या आवश्यक है।
उदाहरण के लिए कुछ बुनियादी ऑपरेशन हैं:
- कोशिकाओं में संख्याओं का योग: = SUM (A1; B1) दो संख्याओं को जोड़ता है जबकि = SUM (A1: A5) A1 से A5 तक की सभी कोशिकाओं का योग है।
- = AVERAGE (A1; B1) दो संख्याओं का औसत है; = AVERAGE (A1: A10) A1 से A10 तक की संख्याओं का औसत है।
प्रत्येक सूत्र को सम्मिलित करें - सूत्र मेनू से भी पाया जा सकता है।
आप दो कार्यों को भी जोड़ सकते हैं और एक सूत्र बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0) संख्या A1 से A10 के योग के दशमलव स्थानों को गोल करने के लिए।
फ़ंक्शंस पर, पढ़ें: एक्सेल पर गणना करने के लिए सूत्रों का उपयोग कैसे करें (COUNT और SUM)
3) फिल्टर और पिवट टेबल के साथ डेटा को सॉर्ट करें
एक बार जब आप कच्चे डेटा में प्रवेश कर जाते हैं और फ़ंक्शन और फ़ार्मुलों का उपयोग करके सभी गणना करते हैं, तो अब आपको उन्हें देखने के विभिन्न तरीके बनाने होंगे।
आप स्तंभ द्वारा डेटा की एक श्रृंखला को सॉर्ट कर सकते हैं: संपूर्ण शीट का चयन करने के लिए CTRL-A दबाएं, रिबन के डेटा टैब पर जाएं, " सॉर्ट करें " दबाएं और कॉलम और मानदंड चुनें जो उदाहरण के लिए, संख्या से हो सकता है आदेश।
हमेशा डेटा मेनू से आप फ़िल्टर भी डाल सकते हैं, उदाहरण के लिए डुप्लिकेट तत्वों को बाहर करने के लिए।
पिवट टेबल उन्नत फ़िल्टर हैं जो डेटा की बड़ी सूचियों को फ़िल्टर करने के लिए उपयोग किए जाते हैं जो अन्यथा पढ़ना असंभव होगा।
पिवट टेबल आपको डेटा के कुछ टुकड़ों को संक्षेप में लेने और उनमें से केवल कुछ को देखने की अनुमति देते हैं, बाकी को छिपाते हैं।
Excel में आप डेटा मेनू से LibreOffice Calc में सम्मिलित मेनू से पिवट तालिका बनाते हैं।
अधिक जानने के लिए, इतालवी में गाइड हैं:
- एक्सेल में फिल्टर डेटा
- लिब्रेऑफ़िस में पिवट टेबल
- Google ड्राइव में पिवट टेबल।
4) दोहराव कार्यों के लिए मैक्रोज़ बनाएं
एक्सेल के साथ काम करना बहुत उबाऊ हो सकता है क्योंकि इसमें अक्सर दोहराए जाने वाले कार्य शामिल होते हैं।
हर दिन एक ही काम करने से बचने के लिए, आप एक मैक्रो बना सकते हैं और उन चीजों को रिकॉर्ड कर सकते हैं जो आप करते हैं ताकि कंप्यूटर इसे अपने दम पर कर सके।
मैक्रोज़ एक्सेल का एक मजबूत बिंदु है जबकि लिब्रेऑफ़िस में आपको सावधान रहना होगा क्योंकि कुछ मैक्रोज़ Microsoft कार्यालय के साथ संगत नहीं हो सकते हैं।
एक्सेल, लिब्रे ऑफिस और गूगल ड्राइव में, प्रोग्रामिंग स्क्रिप्ट के साथ अधिक जटिल मैक्रोज़ बनाना संभव है, जिन्हें कुछ अध्ययन की आवश्यकता होगी।
आरंभ करने के लिए यहां कुछ संसाधन दिए गए हैं:
- एक्सेल: मैक्रोज़ के साथ काम करना
- एक्सेल मैक्रो (अंग्रेजी में)
- लिब्रे ऑफिस: मैक्रों के साथ पहला कदम
- Google ड्राइव: Google Apps स्क्रिप्ट ओवरव्यू (केवल अंग्रेजी)।
ये सभी सुविधाएँ केवल एक्सेल आइसबर्ग और अन्य कार्यक्रमों की टिप हैं। स्प्रेडशीट का उपयोग करना एक और व्यावसायिकता और एक अनुशासन है जिसमें आप खुद को बहुत गहराई से विसर्जित कर सकते हैं।
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