पासवर्ड पढ़ने या संशोधन के लिए कार्यालय दस्तावेजों की रक्षा करना

हमें महत्वपूर्ण कार्य दस्तावेजों को साझा करने की आवश्यकता है लेकिन हम इससे बचना चाहते हैं कि कोई भी अविवेकी आंख गोपनीय डेटा पढ़ सकती है ">
आइकन पर क्लिक करके हम दस्तावेज़ को पर्याप्त रूप से संरक्षित करने के लिए डिज़ाइन किए गए आइटमों की एक श्रृंखला का चयन कर सकते हैं: फ़ाइल के उद्घाटन को रोकने के लिए, पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें का चयन करें, दो बार चुने गए पासवर्ड दर्ज करें और ओके की पुष्टि करें; अब हमें बस इतना करना है कि फ़ाइल को सहेजें (कीबोर्ड CTRL + B या CTRL + S पर दबाकर), कार्यालय को बंद करें और जाँच करें कि फ़ाइल खोलते समय, हमें चुने हुए पासवर्ड के लिए कहा गया है।
किसी भी पासवर्ड को निकालने के लिए, बस दस्तावेज़ खोलें, अब तक उपयोग किए गए पासवर्ड दर्ज करें, दस्तावेज़ को सुरक्षित करें पर वापस जाएं और पासवर्ड के साथ फिर से एन्क्रिप्ट करें पर क्लिक करें, इस समय इस फ़ील्ड को खाली छोड़ने के लिए देखभाल करें (बस डॉट्स हटाएं और दबाएं ठीक है )।
प्रक्रिया किसी भी कार्यालय कार्यक्रम पर मान्य है: वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट और माइक्रोसॉफ्ट द्वारा निर्मित वर्क सूट में निहित अन्य कार्यक्रम।

संरक्षण बदलें

यदि, दूसरी ओर, हम अपने कार्यालय दस्तावेजों को परिवर्तनों से बचाना चाहते हैं, तो हमें अवरुद्ध किए जाने वाले परिवर्तनों के स्तर को निर्धारित करना होगा (यह देखते हुए कि कुछ दस्तावेजों में पाठ क्षेत्र या भरने के लिए उपयोगी टिक हैं)।
हम दस्तावेज़ को खोलते हैं, फ़ाइल मेनू पर वापस जाते हैं और दस्तावेज़ की सुरक्षा मेनू से, प्रतिबंध संशोधन आइटम का चयन करें। दस्तावेज़ पर एक नया साइडबार खुलेगा, जिसमें से आप यह तय कर सकते हैं कि प्रारूपण पर प्रतिबंध लागू करना है या परिवर्तनों पर प्रतिबंध।

इस गाइड के उद्देश्य के लिए हम दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार के परिवर्तनों की अनुमति दें और ड्रॉप-डाउन मेनू में, उपलब्ध आइटमों में से एक का चयन करें: कोई परिवर्तन नहीं (केवल पढ़ने के लिए), संशोधन, टिप्पणियाँ और फ़ॉर्म भरना ।
यदि हम एक कॉर्पोरेट नेटवर्क का हिस्सा हैं और हमारे पास एक ही कॉर्पोरेट ऑफिस में पंजीकृत अन्य उपयोगकर्ता हैं, तो हम किसी विशिष्ट समूह में परिवर्तनों को सीमित कर सकते हैं, अपवाद क्षेत्र (वैकल्पिक) में चुनकर जो परिवर्तनों के लिए सीमा से प्रभावित है।
सुरक्षा के आवेदन की पुष्टि करने के लिए, हाँ पर क्लिक करें , सुरक्षा लागू करें ; अब एक विंडो खुलेगी जिसमें चुने गए सुरक्षा पासवर्ड (संभवतः एक्सेस के लिए दर्ज किए गए एक से अलग) दर्ज करें या, वैकल्पिक रूप से, प्रशासनिक क्रेडेंशियल्स (केवल पीसी या विंडोज खाते का उपयोग करके प्रमाणीकरण दर्ज करें जो हम इस समय उपयोग कर सकते हैं) बदलाव करें)।

यदि हम पासवर्ड प्रमाणीकरण का उपयोग करते हैं तो हम बिना किसी समस्या के पहले अध्याय में देखे गए एक्सेस लॉक को एकीकृत कर सकते हैं।
यदि इसके बजाय हम उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण का उपयोग करते हैं, तो दस्तावेज़ तुरंत एन्क्रिप्ट किया जाएगा और केवल अधिकृत उपयोगकर्ताओं द्वारा देखा जा सकता है, जो किसी भी स्थिति में इसे संशोधित नहीं कर पाएंगे (केवल हमारा खाता संशोधनों के लिए अधिकृत है)।
इस प्रकार की सुरक्षा को हटाने के लिए, पहले से ही देखे गए सभी चरणों को दोहराएं, केवल दस्तावेज़ में इस प्रकार के परिवर्तनों की अनुमति दें पर चेक मार्क हटा दें ।

लिब्रे ऑफिस पर दस्तावेजों की रक्षा कैसे करें

कार्यालय एक बहुत महंगा काम सूट है, जिसे सैकड़ों यूरो के लिए माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बेचा जाता है, इसलिए सामान्य उपयोगकर्ताओं या घर के उपयोगकर्ताओं से खरीदना मुश्किल है। एक वैध विकल्प के रूप में हम हमेशा अपने कंप्यूटर पर लिब्रे ऑफिस सूट का उपयोग कर सकते हैं, जो मुफ्त में उपलब्ध है।
आइए एक साथ देखते हैं कि दस्तावेज़ तक पहुंच की सुरक्षा कैसे करें और अनधिकृत परिवर्तनों को कैसे रोकें।

खोलना सुरक्षा

सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए, हम लिब्रे ऑफिस खोलते हैं, प्रोग्राम शुरू करने के लिए चुनते हैं, डॉक्यूमेंट बनाते हैं और सेव करते समय फाइल -> सेव अस पर सबसे ऊपर क्लिक करते हैं।
सहेजें विंडो में, हम फ़ाइल के लिए एक नाम चुनते हैं, वह पथ जहां इसे सहेजना है और पासवर्ड के साथ सहेजें पर एक चेक मार्क डालना सुनिश्चित करें, फिर नीचे दिए गए सहेजें पर क्लिक करें ।

एक अतिरिक्त विंडो खुल जाएगी, जहां आप चुने हुए पासवर्ड को दो बार दर्ज कर सकते हैं; तैयार होने पर दस्तावेज़ को सहेजने के लिए बस ठीक क्लिक करें। अब से, केवल पासवर्ड जानने वाले ही फाइल को खोल पाएंगे और उसकी सामग्री देख पाएंगे।

संरक्षण बदलें

अगर इसके बजाय हम दस्तावेज़ को अवांछित परिवर्तनों से बचाना चाहते थे, तो हम पिछले अध्याय में देखे गए चरणों को दोहराते हैं, अर्थात् फाइल पर जाएँ -> इस रूप में सहेजें, चेक मार्क को पासवर्ड के साथ सेव पर रखें, फिर सेव पर नीचे की तरफ क्लिक करें । जिस विंडो में उद्घाटन पासवर्ड दर्ज करने के लिए, हम विकल्प आइटम का विस्तार करते हैं, हम ओपन फाइल रीड-ओनली आइटम पर टिक करते हैं, फिर हम खोलने के लिए एक सेट की तुलना में एक अलग पासवर्ड दर्ज करते हैं।

हम पुष्टि करने के लिए ठीक क्लिक करते हैं। अब से, हम दस्तावेज़ को केवल-पढ़ने के लिए खोलने में सक्षम होंगे, बिना कोई परिवर्तन किए बिना (भले ही हमने फ़ाइल तक पहुंच की रक्षा की हो)। संरक्षित दस्तावेज़ में परिवर्तन करने के लिए, शीर्ष पर संपादन मेनू पर क्लिक करें, संशोधन मोड आइटम का चयन करें और परिवर्तनों की सुरक्षा के लिए चुने गए अनलॉक पासवर्ड दर्ज करें।

निष्कर्ष

इस गाइड में हमने एक साथ देखा है कि दस्तावेजों को खोलते समय कैसे संरक्षित किया जाए और दस्तावेजों को परिवर्तनों से कैसे बचाया जाए, अगर हम कार्यालय का उपयोग करते हैं और यदि हम मुफ्त लिबर ऑफिस सूट का उपयोग करते हैं।
वैकल्पिक रूप से, हम फ़ोल्डरों को सीधे सुरक्षा प्रदान करके एक या एक से अधिक की रक्षा कर सकते हैं, साथ ही पासवर्ड के साथ फ़ाइलों और फ़ोल्डरों की सुरक्षा कैसे करें, इस बारे में हमारे गाइड में वर्णित किया गया है।
दस्तावेज़ों को किसी अन्य विधि (व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले) से बचाने के लिए, Office दस्तावेज़ को PDF में रूपांतरित करना शामिल है, जैसा कि मार्गदर्शिका में वर्णन किया गया है कि किसी PDF फ़ाइल को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित रखें ताकि इसे खोलें या संपादित न करें ।