Microsoft Outlook आपके कंप्यूटर पर ई-मेल का प्रबंधन करने के लिए दुनिया में सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला और प्रसिद्ध कार्यक्रम है, भले ही वह ऑफिस सूट में शामिल कोई प्रोग्राम हो। आउटलुक कई संगठनों में महत्वपूर्ण है, न केवल इसकी स्पष्ट ईमेल प्रबंधन क्षमताओं के लिए, बल्कि इसके कैलेंडर, कार्यों और पता पुस्तिका कार्यों के लिए भी।
कंपनियों के लिए, आउटलुक को एक्सचेंज सर्वर से जोड़ने की सुविधा है ताकि हर कोई एक ही पता पुस्तिका और कैलेंडर साझा कर सके, जो कॉर्पोरेट स्तर पर सहयोग के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण बन सकता है।
घरेलू उपयोग के लिए आउटलुक मुख्य रूप से आपके पीसी पर मेल डाउनलोड करने और इसे इंटरनेट से बाहर स्टोर करने के लिए उपयोग किया जाता है, लेकिन हालांकि अधिकांश लोग निश्चित रूप से घर पर एक एक्सचेंज सर्वर का उपयोग नहीं करते हैं और शायद यह भी नहीं जानते कि यह क्या है। लक्षण, आउटलुक फ़ंक्शन इसे ई-मेल पढ़ने, नियुक्तियों के बाद, पता पुस्तिकाओं को व्यवस्थित करने और बहुत कुछ के लिए व्यक्तिगत और गैर-पेशेवर उपयोग के लिए एक शक्तिशाली गतिविधि प्रबंधन उपकरण भी बनाते हैं।
इस गाइड में हम माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक (अपने नवीनतम संस्करण, आउटलुक 2013 ) का उपयोग करने के लिए अपने मुख्य कार्यों को सीखने और इसे प्रत्येक ईमेल खाते के साथ कॉन्फ़िगर करने के तरीके पर एक संक्षिप्त और केंद्रित पाठ्यक्रम बनाते हैं ।
जिस किसी के पास Microsoft Office प्रोग्राम (वर्ड, एक्सेल, पावरपॉइंट आदि) हैं, उनके पास कंप्यूटर पर भी आउटलुक है और इसे पहली एक्सेस के लिए खोल सकते हैं।
कार्यालय श्रृंखला का एक उत्पाद होने के नाते, आपको एक परिचित इंटरफ़ेस मिलेगा, जो वर्ड के समान है, भले ही यह पूरी तरह से अलग चीज परोसता हो।
आउटलुक का डिफ़ॉल्ट दृश्य इनबॉक्स है, सबसे ऊपर रिबन रिबन है, जो स्क्रीन पर स्थान बचाने के लिए छिपा हुआ है।
रिबन को जल्दी से देखने और छिपाने के लिए, बस CTRL - F1 कुंजी दबाएं।
आप उस थंबटैक पर दबाकर बार को लॉक कर सकते हैं जो इसे ठीक करने का काम करता है और अब इसे नहीं छिपाता।
रिबन रिबन फ़ंक्शन को सक्रिय करने और प्रोग्राम टूल्स का उपयोग करने के लिए बटन ढूंढना बहुत आसान बनाता है।
होम टैब में मोड और आपके द्वारा स्क्रीन के आधार पर अलग-अलग बटन होते हैं।
मुख्य स्क्रीन पर, मेल के लिए विकल्प हैं।
आउटलुक के बाएं किनारे पर फ़ोल्डर हैं, जबकि इस पैनल के निचले भाग में आउटलुक मोड: इनबॉक्स, कैलेंडर, पीपल, टास्क आदि हैं।
नेविगेशन पैनल के शीर्ष पर तीर पर क्लिक करके, यह ईमेल खाते की फ़ोल्डर संरचना को देखने के लिए फलक में फैलता है।
आउटलुक के अतिरिक्त मोड्स: आउटलुक नोट्स, फोल्डर और शॉर्टकट एक्सेस करने के लिए तीन डॉट्स पर क्लिक करें।
"नेविगेशन विकल्प" से आप उस क्रम को बदल सकते हैं जिसमें विभिन्न तत्व दिखाई देते हैं और यदि आप बड़े मॉनिटर का उपयोग कर रहे हैं तो कॉम्पैक्ट नेविगेशन को निष्क्रिय कर सकते हैं।
सेंड / रिसीव टैब विशेष रूप से इनबॉक्स फ़ंक्शन की चिंता करता है, लेकिन अन्य मोड (कैलेंडर, कार्य, आदि) में भी प्रकट होता है, भले ही उनकी समान कार्यक्षमता न हो।
आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे मेल प्रोटोकॉल (IMAP या POP) के प्रकार के आधार पर, आपके पास केवल डाउनलोड करने के लिए संदेश हेडर, मार्क या अचयनित संदेश डाउनलोड करने का विकल्प नहीं हो सकता है और अन्य कार्य (जो केवल उपलब्ध हैं) IMAP प्रोटोकॉल, हमेशा अनुशंसित)
फ़ोल्डर टैब आपको अपने मेल खाते में फ़ोल्डर्स को प्रबंधित करने की अनुमति देता है, नए बनाने के लिए, पुराने मेल और अन्य गुणों के स्वचालित संग्रह के लिए नियमों का चयन करने के लिए।
कैलेंडर मोड में, कोई फ़ोल्डर नहीं है, इसलिए इस मेनू से कैलेंडर को कॉपी या स्थानांतरित किया जा सकता है।
मेल को प्रबंधित करने और महत्वपूर्ण संदेशों को याद न रखने और मेल को आसानी से खोजने के लिए फ़ोल्डर्स की संरचना आवश्यक है।
एक अन्य लेख में हमने देखा कि मेलों को फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक पर नियम और मेल फिल्टर कैसे बनाए जाते हैं ।
प्रदर्शन विकल्पों में आउटलुक इंटरफेस की कुछ जानकारी और तत्वों को छिपाने या दिखाने के लिए आवश्यक कार्य हैं, जिनके बीच अनुस्मारक भी हैं।
कैलेंडर मोड में, मासिक, साप्ताहिक या दैनिक दृश्य और रंग के साथ आपके द्वारा देखे जाने के तरीके को बदलना संभव है।
रिबन रिबन में विकल्प, जैसा कि ऊपर बताया गया है, जहां आप स्थित हैं, उसके आधार पर बदल जाते हैं।
यदि आप एक नया मेल लिख रहे हैं, तो आपको टेक्स्ट को फॉर्मेट करने, अटैचमेंट, इमेज, लेबल आदि जोड़ने के लिए सभी बटन मिलेंगे।
आउटलुक टैब आउटलुक के हर खंड में मौजूद है और आपको संदेशों, गतिविधियों, कैलेंडर घटनाओं की सामग्री को बदलने की अनुमति देता है।
ई-मेल के मामले में उन विकल्पों के लिए एक बटन होता है जहां विषय, रंग, फ़ॉन्ट और प्रभाव के विकल्प पाए जाते हैं, CCN (कार्बन कॉपी जो ई-मेल के प्राप्तकर्ताओं को छिपाने के लिए उपयोग किया जाता है) और पुष्टि की पुष्टि के लिए अनुरोध किया जाता है। ईमेल पढ़ना।
संशोधन टैब में स्वचालित वर्तनी और व्याकरण सुधार कार्य होते हैं, जो ईमेल लिखते समय गलतियाँ नहीं करने के लिए उपयोगी होते हैं।
आप भेजे गए संदेशों को अन्य भाषाओं में भी अनुवादित कर सकते हैं।
आइए अब एक ऐसे ईमेल खाते की स्थापना की ओर बढ़ते हैं जो स्वचालित या मैनुअल हो सकता है
पहली बार जब आप आउटलुक शुरू करते हैं, तो आपको एक खाता स्थापित करने के लिए कहा जाता है, जिसे आप शुरू में छोड़ सकते हैं और बाद में जोड़ सकते हैं।
वास्तव में, आप कैलेंडर, कार्यों और नोट्स मोड में एक खाते के बिना आउटलुक का उपयोग कर सकते हैं।
चूंकि, यह मुख्य रूप से ईमेल के प्रबंधन के लिए बनाया गया एक कार्यक्रम है, यह स्वत: कॉन्फ़िगरेशन को आज़माकर तुरंत एक खाता जोड़ने के लायक है, जहां आपको केवल उस उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड को दर्ज करने की आवश्यकता होती है जिसे आप अपने इनबॉक्स तक पहुंचने के लिए उपयोग करते हैं।
यदि स्वचालित कॉन्फ़िगरेशन काम नहीं करता है (यह निश्चित रूप से Hotmail और Outlook.com पतों के साथ काम करता है, लेकिन अन्य आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करने के लिए नहीं कहा जाता है), तो आपको मैन्युअल कॉन्फ़िगरेशन के साथ आगे बढ़ना चाहिए।
Outlook में एक खाता जोड़ने के लिए आपको रिबन में फ़ाइल टैब पर जाने और मैन्युअल सेटिंग प्रक्रिया का पालन करने की आवश्यकता है।
मैन्युअल कॉन्फ़िगरेशन में, पहली पसंद POP या IMAP खाते का उपयोग करना है (या यदि आप किसी कार्यालय में Outlook सेट करते हैं तो Exchange खाता)
हम पहले ही एक अन्य लेख में देख चुके हैं कि IMAP और POP के बीच अंतर
- पीओपी या पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल कंप्यूटर को मेल डाउनलोड करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला सबसे पुराना प्रोटोकॉल है।
- इसके बजाय IMAP आपको वेब मेल की फ़ोल्डर संरचना को कॉपी करने और संदेशों को मेल सर्वर से गायब किए बिना सिंक्रनाइज़ करने की अनुमति देता है, जिसमें केवल संदेश हेडर डाउनलोड करने के विकल्प हैं, हजारों ईमेल और अटैचमेंट के साथ कंप्यूटर को भरने के बिना।
यदि संभव हो, तो हमेशा IMAP चुनें।
आप अपने मेल प्रदाता के अनुसार मापदंडों को बदलकर आउटलुक में याहू मेल खाते को जोड़ने के तरीके के बारे में गाइड का उल्लेख कर सकते हैं।
एक अन्य लेख में मैंने चरण दर चरण समझाया कि पीसी से मेल प्राप्त करने और भेजने के लिए जीमेल के साथ माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को कैसे कॉन्फ़िगर किया जाए।
Outlook में आप जितने चाहें उतने ईमेल खाते जोड़ और प्रबंधित कर सकते हैं।
यदि आप कई ई-मेल खातों का उपयोग करते हैं, जैसे एक व्यक्तिगत और एक काम के लिए, एक ई-मेल क्लाइंट जैसे कि आउटलुक वास्तव में एक अंतर बना सकता है और आपको कैलेंडर नियुक्तियों और गतिविधियों को अपने जीवन को प्रबंधित करने के तरीके से जोड़ने की अनुमति देता है। पूरा।
दो खाते जोड़ने के बाद, आप उस खाते को चुन सकते हैं जिसे आप फ़ाइल टैब पर खाता जानकारी पृष्ठ के शीर्ष पर ड्रॉप-डाउन चयनकर्ता से कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं।
" खाता सेटिंग्स " से आप एक नया खाता बना सकते हैं, पहले से ही जोड़े गए एक की मरम्मत कर सकते हैं, उन्हें हटा सकते हैं, अपना पसंदीदा सेट कर सकते हैं और अन्य सेटिंग्स बदल सकते हैं।
Outlook में पुस्तक प्रबंधन और संपर्क जोड़ना
अपनी पता पुस्तिका संपर्कों को प्रबंधित करने के लिए, होम टैब से लोग मोड खोलें और मुख्य इंटरफ़ेस से पते और अन्य विवरण जोड़ें।
लगभग निश्चित रूप से, हालांकि, Google, याहू या आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे किसी भी अन्य खाते से पता पुस्तिका को आयात करना आवश्यक होगा।
फिर आपको उस पता पुस्तिका से संपर्कों को निर्यात करने और फिर उन्हें Outlook में आयात करने की आवश्यकता होगी।
आम तौर पर यह एक आसान काम होगा यदि यह प्रत्येक खाते के लिए अपने स्वयं के प्रारूपों का उपयोग नहीं करता था और जटिलताएं हो सकती थीं।
सबसे आसान तरीका है कि आप जीमेल और आउटलुक के बीच अपनी एड्रेस बुक को सिंक्रोनाइज़ करें और अपने कॉन्टैक्ट्स को इम्पोर्ट करें।
अन्यथा आपको vCards का उपयोग करना होगा, जैसा कि विंडोज कॉन्टैक्ट्स और Microsoft Outlook में vCard (vcf) फ़ाइलों को आयात करने के तरीके के बारे में बताया गया है।
Microsoft आउटलुक के और अधिक उन्नत सुविधाओं का पता लगाने के लिए, हमने अन्य लेखों में देखा है:
- यदि आपके पास एक से अधिक कंप्यूटर हैं जिनसे आप ई-मेल से परामर्श कर सकते हैं, लेकिन आप Exchange सर्वर का उपयोग नहीं कर सकते हैं, तो एक अन्य लेख में हमने देखा है कि कैसे कई कंप्यूटरों पर Microsoft Outlook को सिंक्रनाइज़ किया जा सकता है ।
- आउटलुक के साथ भेजे गए संदेशों पर सभी को अग्रेषित करें और ईमेल पर उत्तर अक्षम करें
- एक अनुसूचित भेजने के लिए एक ईमेल देरी
- अनुसूचित भेजने के लिए ईमेल में देरी कैसे करें
अंत में, यदि आपके पास आउटलुक नहीं है और आप इसी तरह के मुफ्त प्रोग्राम की तलाश में हैं, तो आप अपने पीसी से मेल पढ़ने के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के सबसे अच्छे वैकल्पिक ईमेल क्लाइंट की सूची देख सकते हैं।
